Etiqueta: serie gestion documental business

Elegir un proveedor de gestión de la información

Actualmente el mercado ha generado tanta especialización en los sectores profesionales que se está volviendo cada vez más difícil elegir un proveedor para cualquier necesidad. Si buscas fontanero, salen 300. Si buscas reformas, hay <<tropecientas>> empresas. Quizá lo que está ocurriendo no es tanto que haya más empresas, sino que estas han encontrado medios ágiles y sencillos para aumentar su visibilidad, como por ejemplo una página web y las redes sociales, y además las grandes compañías que ofrecen servicios integrales han dejado hueco en el mercado para las pequeñas empresas que han decidido centrarse en aspectos muy concretos, propios de necesidades puntuales. Así, frente a los grandes paquetes de software en el ámbito de la gestión documental, surgen iniciativas que comercializan su producto en forma de pago por uso bajo la forma de SaaS.

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Logística y Gestión documental, una unión inseparable

Tiene cierto sentido que hagamos esta asociación de ideas, pues el éxito del procesos logístico le debe mucho a los avances en la gestión documental. De hecho la mayoría de las ERP de la actualidad incorporan un módulo de gestión de documentos, pues cualquier proceso logístico o de gestión de almacén requiere una mínima gestión de información asociada a la pieza o el elemento que se va a distribuir. Cualquier proceso de transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico una gestión de los documentos asociados a la venta, referida a la factura y/o albarán, la pegatina con código de barras en la caja de cartón del producto que se envía, el propio <<papeleo legal>> al pasar la carga por la aduana y la documentación que elabora la empresa de transportes como mínimo.

En gestión documental, el modo de funcionamiento pautado de la logística, se puede asumir en la actualidad mediante la Gestión de Procesos de Negocio, gracias a la funcionalidad de BPM (Business Process Management), incorporada en la mayoría de las soluciones actuales, que permite asociar documentos electrónicos a procesos de workflow empresarial con diferentes fases y en la que están implicadas un gran número de personas pertenecientes al escalafón departamental de la empresa o institución. Esta metodología de trabajo que permite la firma de documentos por varias manos sin ni siquiera llegar a imprimirlos (gracias a los avisos de correo electrónico y el uso de firma electrónica) se fundamenta en corrientes como el modelo de producción japonés denominado <<toyotismo>>, que surge a partir de los 80 (del siglo XX) con el propósito de aumentar la rentabilidad de la empresa mediante el logro de la satisfacción del cliente y del trabajador. Presenta entre sus características:

(…) la alta rotación en los puestos de trabajo y/o roles; el trabajo en equipo como elemento estimulador y el sistema just in time, que lleva al reducir el almacenaje físico, equiparando el tiempo de producción, el de circulación de la mercancía en la cadena productiva y el aceleramiento de la demanda (…)

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Automatización de procesos en gestión de la información corporativa

digitalizacionLa automatización de los procesos documentales es ya una realidad en muchas organizaciones. Los sistemas de gestión documental basados en software utilizan tecnologías que permiten que las tareas repetitivas, que pueden llegar a resultar tediosas en el día a día del trabajo, sean realizadas por máquinas. Ello libera más tiempo para que los trabajadores de la empresa se concentren en idear vías de negocio más creativas y la entidad ahorra en costes de personal innecesarios o bien puede redistribuir a los trabajadores en otras tareas que necesiten realmente la intervención humana. Continue Reading

Gestión de la Transferencia de Riesgos por Profesionales de la Información

La especialización de la ciencia y la técnica, la globalización económica y la universalidad del uso de Internet, como plataforma en el ámbito de los negocios, han ampliado los horizontes del mundo y han abierto la puerta a la necesidad de obtener conocimiento cada vez más especializado. Si el interés científico se ramifica cada vez más, también surgen oportunidades para los profesionales de la información en ámbitos tan específicos que ya no se corresponden con las salidas clásicas de Bibliotecas, Archivos y Documentación propias de los estudios universitarios, sino que ahora podemos verlos trabajando en Preservación Digital, Big Data, Community Management, Seguridad de la Información y dentro de ella en un ámbito que está cobrando cada vez más interés como es la Transferencia de Riegos.
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Aplicaciones de gestión de la información pensadas para el usuario no especializado

La tendencia de uso de las aplicaciones informáticas está dando un giro hacia la usabilidad en el ámbito de la gestión documental. Frente a las organizaciones que forzosamente tenían que depender de un departamento de sistemas para que centralizara la administración de los programas informáticos y aplicaciones de negocio de la organización, y en la mayoría de los casos, limitara el uso de la misma por no permitir que sus usuarios directos (trabajadores del resto de departamentos) ejercieran un papel más protagonista y pudieran intervenir en los aspectos de configuración y perpetrar, así, cambios que mejoraran y optimizaran el uso. Este modo de utilización generalmente deriva en caos y en aplicaciones muy caras que funcionan al 15%. Continue Reading