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El futuro de las empresas en vísperas del GDPR (infografía)

¿Saben las empresas cómo adaptarse al Reglamento Europeo de Protección de Datos? ¿Son conscientes de que seguir los dictados de la Unión Europea tiene prioridad absoluta? ¿Les dará tiempo antes del 25 de mayo de 2018 de adecuar su infraestructura tecnológica?

El nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (GDPR) entrará en vigor el 25 de mayo de 2018 y resulta fundamental que las empresas tomen conciencia de la importancia de adaptarse a esta disposición de la Unión Europea porque si no las consecuencias monetarias pueden ser fatales. El nuevo reglamento resulta especialmente contundente en lo que respecta a las sanciones por su incumplimiento, suponiendo entre el 4% de los ingresos de la compañía o 20 millones de euros en concepto de multas.

En el reglamento se puede apreciar el esfuerzo de los legisladores europeos para garantizar la protección de los datos personales de los interesados en aspectos como:

  • Derecho al olvido.
  • Limitación del tratamiento de los datos.
  • El replanteamiento de la obtención del consentimiento.
  • Mayores posibilidades de control de la seguridad de los datos personales por parte del usuario.

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Grabación y custodia de conversaciones con clientes en el sector bancario

A partir del 3 de enero de 2018, todas las conversaciones producidas entre banca y clientes, susceptibles de terminar en operación financiera, deberán ser grabadas. Este paso es de obligado cumplimiento para las empresas y entidades que operan en este sector y en muchos casos ha sorprendido a muchas de ellas “sin los deberes hechos” y es que muchas veces la ley no va con las necesidades de la realidad o viceversa.

El resultado inmediato es que el servicio de tratamiento y custodia de las conversaciones del sector bancario deberá externalizarse, con la finalidad de conservar el contenido, garantizar la seguridad de la información y permitir su recuperabilidad de forma rápida y eficaz a medio-largo plazo. Por todo ello, lo más adecuado es contratar a una empresa que ofrezca cuatro cosas:

  • Tratamiento documental basado en esquemas de metadatos adaptables y fáciles de emplear.
  • Acreditación en la LOPD y si es posible en la ISO 27001.
  • Servicio de custodia orientado a la consulta, mediante sistemas de información que garanticen la disponibilidad de la información en el menor tiempo posible.
  • Mecanismos de destrucción documental que garanticen una eliminación certificada de la información cuando esta deje de ser útil o necesaria.


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Homologación de Proveedores con sistemas de gestión documental

La homologación de proveedores permite a una empresa definir aquellos proveedores que están cualificados para suministrarle productos o servicios, además de ventajas como el cumplimiento con los requisitos legales. Es un proceso de información y como tal puede estandarizarse, e incluso llegar a externalizarse, mediante herramientas de gestión documental que emplean flujos de trabajo, asociando tareas con documentos.

Y además garantiza el control de calidad de las relaciones con los proveedores, ya que un proveedor que desee trabajar con una empresa que disponga de un sistema de homologación de proveedores deberá conseguir esta homologación antes de poder comenzar a suministrar sus productos o servicios. Como parte del conjunto de documentos que forman parte del proceso de documentación figurarán, en cualquier caso, aquellos que propiamente recogen la información específica del proveedor participante en el proceso, como por ejemplo cuestionarios de auditoría, resultados de tests de producto, cuestionarios de homologación e informes de análisis con diversos resultados. Continue Reading

Elegir un proveedor de gestión de la información

Actualmente el mercado ha generado tanta especialización en los sectores profesionales que se está volviendo cada vez más difícil elegir un proveedor para cualquier necesidad. Si buscas fontanero, salen 300. Si buscas reformas, hay <<tropecientas>> empresas. Quizá lo que está ocurriendo no es tanto que haya más empresas, sino que estas han encontrado medios ágiles y sencillos para aumentar su visibilidad, como por ejemplo una página web y las redes sociales, y además las grandes compañías que ofrecen servicios integrales han dejado hueco en el mercado para las pequeñas empresas que han decidido centrarse en aspectos muy concretos, propios de necesidades puntuales. Así, frente a los grandes paquetes de software en el ámbito de la gestión documental, surgen iniciativas que comercializan su producto en forma de pago por uso bajo la forma de SaaS.

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Logística y Gestión documental, una unión inseparable

Tiene cierto sentido que hagamos esta asociación de ideas, pues el éxito del procesos logístico le debe mucho a los avances en la gestión documental. De hecho la mayoría de las ERP de la actualidad incorporan un módulo de gestión de documentos, pues cualquier proceso logístico o de gestión de almacén requiere una mínima gestión de información asociada a la pieza o el elemento que se va a distribuir. Cualquier proceso de transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico una gestión de los documentos asociados a la venta, referida a la factura y/o albarán, la pegatina con código de barras en la caja de cartón del producto que se envía, el propio <<papeleo legal>> al pasar la carga por la aduana y la documentación que elabora la empresa de transportes como mínimo.

En gestión documental, el modo de funcionamiento pautado de la logística, se puede asumir en la actualidad mediante la Gestión de Procesos de Negocio, gracias a la funcionalidad de BPM (Business Process Management), incorporada en la mayoría de las soluciones actuales, que permite asociar documentos electrónicos a procesos de workflow empresarial con diferentes fases y en la que están implicadas un gran número de personas pertenecientes al escalafón departamental de la empresa o institución. Esta metodología de trabajo que permite la firma de documentos por varias manos sin ni siquiera llegar a imprimirlos (gracias a los avisos de correo electrónico y el uso de firma electrónica) se fundamenta en corrientes como el modelo de producción japonés denominado <<toyotismo>>, que surge a partir de los 80 (del siglo XX) con el propósito de aumentar la rentabilidad de la empresa mediante el logro de la satisfacción del cliente y del trabajador. Presenta entre sus características:

(…) la alta rotación en los puestos de trabajo y/o roles; el trabajo en equipo como elemento estimulador y el sistema just in time, que lleva al reducir el almacenaje físico, equiparando el tiempo de producción, el de circulación de la mercancía en la cadena productiva y el aceleramiento de la demanda (…)

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