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Oficina sin Papeles, ¿alternativa o complemento a la Custodia documental?

gestion documental por organizacion alfabeticaEn anteriores artículos de esta serie monográfica sobre custodia documental, hemos tratado cuestiones tan relevantes como la importancia de las Normas ISO-UNE y la Ley de Protección de Datos española para abordar de forma sistemática los procesos de custodia y destrucción documental, tan comunes hoy día en los servicios de organización de archivo. Las empresas e instituciones están comenzando a ser conscientes de la importancia de gestionar con eficacia y eficiencia la documentación corporativa y para ello, necesitan de profesionales que racionalicen sus archivos, manteniendo en sus instalaciones la documentación de uso diario, almacenando con garantías de recuperación aquella que tiene menor uso y destruyendo, con garantías, la que está duplicada y/o ha dejado de tener vigencia. Continue Reading

Destrucción y Custodia de documentos, más segura con las Normas ISO-UNE

trituradoraEl anterior artículo de la serie de Custodia Documental, trató el tema de la seguridad en la Custodia y Destrucción documental, tomando como base los postulados de la Legislación de Protección de Datos española, representada por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y sus normas asociadas, cuyo ámbito de aplicación se circunscribe únicamente a España.

Por tanto, el hecho de cumplir con la LOPD es un paso importante, pero no garantiza la cobertura internacional de los proyectos y de las medidas de custodia y destrucción, y la importación/exportación de las soluciones de consultoría. Lo más apropiados sería la estandarización de dichos procesos, mediante el cumplimiento con la normativa ISO-UNE vigente, principalmente ISO 27001 (seguridad de la información) e ISO 15713 (destrucción segura de información).

A continuación, haré un breve repaso por algunas de las las recomendaciones que aportan a los procesos de Destrucción y Custodia de Documentos.
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Protección de Datos Personales en la Custodia y Destrucción documental

archivos

El cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante LOPD) es un requisito fundamental en los servicios de custodia y destrucción documental, operaciones propias del tratamiento de la documentación, producida en el Archivo de Oficina. Al tratarse en muchos casos de documentación que contiene datos sensibles o que conservan valor probatorio, hay que poner especial cuidado en que los datos que contienen no lleguen a manos de terceros para evitar situaciones problemáticas como la suplantación de personalidad, que produzcan una violación del artículo 18 de la Constitución Española, relativo al derecho al honor, la intimidad personal y familiar, a la preservación de la propia imagen, a la inviolabilidad del domicilio y a la salvaguarda y secreto de las comunicaciones. Continue Reading

Externalización de archivo y custodia documental

archivoLa externalización de archivo físico es uno de los servicios que está siendo más demandado en la actualidad. Aunque cada vez las empresas y las instituciones están siendo más concientes de los beneficios de la gestión electrónica de los documentos, el paso hacia la oficina sin papeles no es tán sencillo, ya que no en todos los casos los procesos de digitalización y posterior almacenamiento de la documentación cumplen con los requisitos de equivalencia para poder eliminar el original en papel.  Ante esta situación, la opción más viable es el outsourcing de custodia documental, ya en muchos casos la entidad no dispone de espacio suficiente para albergar el volumen de la documentación propia de su archivo intermedio o histórico que ya ha dejado de ser útil en el día a día de su actividad, pero que por ley algunos tipos documentales han de conservarse durante un tiempo determinado. Continue Reading