Etiqueta: gestion documental

Las soluciones de gestión documental ayudan a cumplir con el Reglamento de Protección de Datos UE

gestion documental por organizacion alfabeticaDesde que en abril de 2016 se aprobara el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, los Estados miembros se han estado preparando para adoptar la nueva normativa. El propósito del RGPD es reforzar la protección de datos de los ciudadanos europeos y, en caso de incumplimiento de las normas, se prevén fuertes sanciones económicas que pueden alcanzar varios millones de euros.

La normativa comunitaria afecta a empresas que recopilan, procesan, almacenan y analizan datos de carácter personal. De acuerdo con la nueva normativa, dichas empresas tendrán que ser capaces de identificar, facilitar y, en su caso, suprimir datos en su debido momento. Otra de las novedades del RGPD es la regulación del ‘derecho de supresión’ (el llamado ‘derecho al olvido’), por el que los interesados no solo tendrán acceso a sus datos, sino que también podrán solicitar que se borren. Continue Reading

Responsable Gestión Documental (Lleída)

Fundación Aspros precisa un Responsable de Gestión Documental para Lleída.

Continue Reading

Curso online de Alfresco

alfresco, sistema de gestión documental

Este curso aporta una visión global en materia de gestión documental sobre la herramienta tecnológica Alfresco. Se revisarán los estándares y recomendaciones en materia de documento electrónico, política de gestión de documentos electrónicos y digitalización de documentos según los estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

El alumno analizará en profundidad la solución de gestión documental Alfresco ECM: principales componentes, funcionalidades y arquitectura. Proceso de instalación y configuración del repositorio documental, la gestión de seguridad y los permisos, el backup y la restauración, el diccionario de datos, los metadatos y sus categorías, la recuperación de contenido borrado así como la integración con otros sistemas. Finalmente se realiza un recorrido por la solución Alfresco Share, que permite establecer espacios colaborativos relacionados con la gestión documental y la gestión de contenidos a través de herramientas como la wiki, foros de discusión, blog, etc y los módulos Alfresco Record Managements y Alfresco Workdesk.

APÚNTATE AL CURSO

Continue Reading

La semana en el Blog de Gestión Documental Inteligente (Athento)

athento, un producto de Yerbabuena SoftwareEl recopilatorio de las últimas semanas del Blog de Yerbabuena Software, empresa afincada en Málaga, clave en el sector profesional de los sistemas ECM con su solución Athento, está dedicado a circuitos de recepción y distribución de documentación, gestión de políticas de retención de documentos y varios aspectos interesantes de seguridad de la información. Continue Reading

Logística y Gestión documental, una unión inseparable

Tiene cierto sentido que hagamos esta asociación de ideas, pues el éxito del procesos logístico le debe mucho a los avances en la gestión documental. De hecho la mayoría de las ERP de la actualidad incorporan un módulo de gestión de documentos, pues cualquier proceso logístico o de gestión de almacén requiere una mínima gestión de información asociada a la pieza o el elemento que se va a distribuir. Cualquier proceso de transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico una gestión de los documentos asociados a la venta, referida a la factura y/o albarán, la pegatina con código de barras en la caja de cartón del producto que se envía, el propio <<papeleo legal>> al pasar la carga por la aduana y la documentación que elabora la empresa de transportes como mínimo.

En gestión documental, el modo de funcionamiento pautado de la logística, se puede asumir en la actualidad mediante la Gestión de Procesos de Negocio, gracias a la funcionalidad de BPM (Business Process Management), incorporada en la mayoría de las soluciones actuales, que permite asociar documentos electrónicos a procesos de workflow empresarial con diferentes fases y en la que están implicadas un gran número de personas pertenecientes al escalafón departamental de la empresa o institución. Esta metodología de trabajo que permite la firma de documentos por varias manos sin ni siquiera llegar a imprimirlos (gracias a los avisos de correo electrónico y el uso de firma electrónica) se fundamenta en corrientes como el modelo de producción japonés denominado <<toyotismo>>, que surge a partir de los 80 (del siglo XX) con el propósito de aumentar la rentabilidad de la empresa mediante el logro de la satisfacción del cliente y del trabajador. Presenta entre sus características:

(…) la alta rotación en los puestos de trabajo y/o roles; el trabajo en equipo como elemento estimulador y el sistema just in time, que lleva al reducir el almacenaje físico, equiparando el tiempo de producción, el de circulación de la mercancía en la cadena productiva y el aceleramiento de la demanda (…)

Continue Reading