Caso de exito: ICOGAM ahorra mas de 3 millones con la gestion documental y la captura de documentos

El Ilustre Colegio de Gestores Administrativos de Madrid (ICOGAM) ofrece sus servicios en Madrid, Alcorcón, Ávila, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara, Segovia y próximamente en Alcalá de Henares, por lo que se trata de una organización amplia con una actividad importante en cuanto a gestión de documentación y soporte a trámites y procesos para todos los Gestores Administrativos de estas provincias.

Situación actual: En la actualidad, los gestores colegiados bajo el ICOGAM gestionan el 90% de los trámites administrativos de tráfico en Madrid.

Desafío: Liberar a los gestores administrativos de Madrid de la gestión en papel de una media de 700.000 expedientes al año. Eliminar la gran cantidad de papel y labores de archivo que supone a posteriori la tramitación de un expediente, sin perder la capacidad de acceder rápidamente y en cualquier momento a los expedientes de manera digital. Este objetivo era fundamental, no solo para mejorar la calidad de vida de quienes se dedican a esta profesión y la velocidad de gestión, sino también porque las tareas de archivo y recuperación de documentos suponen un alto coste económico para los gestores administrativos. el total de colegiados tenían que soportar un coste aproximado de 3.486.000 € derivado.

Gestión Documental en ICOGAM

Solución: Athento consigue automatizar el proceso de división de expedientes digitalizados en lote y la extracción de datos contenidos en los mismos con una alta precisión para los trámites de transferencia de vehículo, notificación de venta y para los simultáneos. Para ello se implementaron soluciones de captura de documentos relacionados con el módulo Athento Capture.

  • FASE 1: La primera capa deben resolver las funcionalidades básicas de gestión documental, tales como el almacenamiento, el versionado de documentos, su trazabilidad y ofrecer facilidad a la hora de recuperar la documentación
  • FASE 2: Recibir “macroexpedientes” o conjuntos de expedientes, separarlos en expedientes individuales, nombrarlos, guardarlos, extraer los datos de los documentos y registrarlos.
  • FASE 3: se requería una capa rápida, flexible y a la que los empleados y colegiados se adaptaran de manera natural. Se eligió el desarrollo de dos plataformas web personalizadas con la imagen corporativa de la institución y con conexión a Athento iDM. Una de las plataformas sería usada por los empleados del ICOGAM, el Validador Digital, y la otra por los gestores administrativos, Gdoc

Resultado: El proceso de recepción de expedientes se ha simplificado drásticamente y los gestores no tienen que intervenir apenas en tareas asociadas con el archivo de expedientes y la extracción de información.

El ICOGAM ha liberado a sus colegiados del papel, y con ello, de los costes relativos a tiempo de trabajo en operaciones de archivo, recuperación y también los derivados del almacenamiento, que por día alcanzan los 4739€ en global para todo el colectivo.

Para descargar el caso de éxito completo sobre el ICOGAM haga click aquí.

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