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Gestion Documental: ¿Compartir conocimiento con seguridad?

Implantar un software de Gestión Documental en la empresa permite tener cualquier tipo de contenido bajo control. Sin embargo, el factor humano hace que, en ocasiones, el mantener este control resulte complejo.

En cualquier organización y cada vez más a menudo, la flexibilidad a la hora de trabajar en equipo se está convirtiendo en un pilar fundamental para la mejora de resultados y el alcance de objetivos. Colaborar con usuarios internos o externos de tu sistema de gestión, así como mejorar la comunicación entre compañeros de trabajo de diferentes áreas, son hoy día necesidades innegables.

Tareas lentas que complicaban el flujo de trabajo como compartir documentos vía e-mail a personal interno; conocer aquello que se realizado sobre un documento; la edición de documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones de manera grupal ; o la coordinación del trabajo con el consiguiente aumento de la eficiencia, acaban traduciéndose en elementos a tener en cuenta cuando se elige un software de Gestión Documental o de Gestión de Contenidos Empresariales.

¿Es capaz nuestro gestor documental de ofrecernos la flexibilidad necesaria para potenciar el trabajo en equipo sobre documentos? Esta es una buena pregunta.

Por otro lado, y gracias a la revolución comunicacional que estamos viviendo, las redes sociales están jugando un papel fundamental en el intercambio de ideas entre equipos de trabajo, y en la necesidad de controlar, archivar y preservar los contenidos que se generan en ellas. ¿Cuáles son las posibilidades de mi software de gestión de contenidos para mantener bajo control lo que sucede en las cuentas corporativas en redes sociales?

En definitiva, el software de Gestión Documental y de Contenidos Empresariales se enfrenta a nuevos retos, uno de ellos debe ser sin duda conservar el equilibrio entre mantener el control sobre la documentación y ofrecer la suficiente flexibilidad como para que el trabajo en equipo sobre documentos siga siendo una posibilidad aprovechable.

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