Categoría: Articulos

Elegir un proveedor de gestión de la información

Actualmente el mercado ha generado tanta especialización en los sectores profesionales que se está volviendo cada vez más difícil elegir un proveedor para cualquier necesidad. Si buscas fontanero, salen 300. Si buscas reformas, hay <<tropecientas>> empresas. Quizá lo que está ocurriendo no es tanto que haya más empresas, sino que estas han encontrado medios ágiles y sencillos para aumentar su visibilidad, como por ejemplo una página web y las redes sociales, y además las grandes compañías que ofrecen servicios integrales han dejado hueco en el mercado para las pequeñas empresas que han decidido centrarse en aspectos muy concretos, propios de necesidades puntuales. Así, frente a los grandes paquetes de software en el ámbito de la gestión documental, surgen iniciativas que comercializan su producto en forma de pago por uso bajo la forma de SaaS.

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La semana en el Blog de Gestión Documental Inteligente (Athento)

athento, un producto de Yerbabuena SoftwareEl recopilatorio de las últimas semanas del Blog de Yerbabuena Software, empresa afincada en Málaga, clave en el sector profesional de los sistemas ECM con su solución Athento, está dedicado a circuitos de recepción y distribución de documentación, gestión de políticas de retención de documentos y varios aspectos interesantes de seguridad de la información. Continue Reading

Dejen de utilizar ISXN en los Temarios de Oposiciones de Auxiliar de Biblioteca

danger-1294866_640Hace unos meses preparamos en Auxiliar de Biblioteca el Temario correspondiente a las bases de las Oposiciones de Auxiliar de Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid, publicadas en el BOE del 21 de noviembre de 2017. En la relación de temas, el Tema 3 estaba dedicado a Estándares de normalización de documentos y como parte del contenido nos fijamos en un elemento que nos resultaba un tanto inusual:

El ISXN

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Logística y Gestión documental, una unión inseparable

Tiene cierto sentido que hagamos esta asociación de ideas, pues el éxito del procesos logístico le debe mucho a los avances en la gestión documental. De hecho la mayoría de las ERP de la actualidad incorporan un módulo de gestión de documentos, pues cualquier proceso logístico o de gestión de almacén requiere una mínima gestión de información asociada a la pieza o el elemento que se va a distribuir. Cualquier proceso de transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico una gestión de los documentos asociados a la venta, referida a la factura y/o albarán, la pegatina con código de barras en la caja de cartón del producto que se envía, el propio <<papeleo legal>> al pasar la carga por la aduana y la documentación que elabora la empresa de transportes como mínimo.

En gestión documental, el modo de funcionamiento pautado de la logística, se puede asumir en la actualidad mediante la Gestión de Procesos de Negocio, gracias a la funcionalidad de BPM (Business Process Management), incorporada en la mayoría de las soluciones actuales, que permite asociar documentos electrónicos a procesos de workflow empresarial con diferentes fases y en la que están implicadas un gran número de personas pertenecientes al escalafón departamental de la empresa o institución. Esta metodología de trabajo que permite la firma de documentos por varias manos sin ni siquiera llegar a imprimirlos (gracias a los avisos de correo electrónico y el uso de firma electrónica) se fundamenta en corrientes como el modelo de producción japonés denominado <<toyotismo>>, que surge a partir de los 80 (del siglo XX) con el propósito de aumentar la rentabilidad de la empresa mediante el logro de la satisfacción del cliente y del trabajador. Presenta entre sus características:

(…) la alta rotación en los puestos de trabajo y/o roles; el trabajo en equipo como elemento estimulador y el sistema just in time, que lleva al reducir el almacenaje físico, equiparando el tiempo de producción, el de circulación de la mercancía en la cadena productiva y el aceleramiento de la demanda (…)

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