Las Ventajas Competitivas de las Empresas que implementan la Gestión Documental

Aunque las opiniones siguen estando divididas en la actualidad, lo que está sobradamente probado, y es cierto que, a pesar de la inversión inicial necesaria, la implementación de la gestión documental en una empresa se traduce en mejoras en la productividad y en la reducción del gasto de las organizaciones. Por ello, cada vez más empresas e instituciones públicas están cambiando la gestión analógica por la digital. El papel genera, en comparación, más problemas para su mantenimiento y gestión en el día a día que las necesidades de los activos digitales.
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Con la gestión electrónica, además de evitar la impresión innecesaria de documentos que simplemente se consultan en pantalla, y de reducir el tiempo de obtención de los documentos al no tener el trabajador que desplazarse al archivo físico, aporta valores añadidos como la normalización de los campos de clasificación (uso de esquemas de metadatos estandarizados), la aplicación de medidas de seguridad de alta precisión tecnológica (acceso controlado por LDAP, medidas de autenticación del usuario, certificado SSL, etc.), la simplificación de las operaciones de gestión de la información, las medidas de conservación y el procesamiento del ciclo de vida de los documentos mediante flujos de trabajo.

La estandarización de los metadatos es un factor crucial en un entorno corporativo porque garantiza la rapidez y la precisión en la recuperación de los documentos y de la información que contienen. Esto es un logro del sistema de gestión documental (combinación de software de gestión documental y de políticas de gestión de documentos), ya que en las entidades que no disponen de un sistema de gestión reina el desorden porque cada departamento ordena sus expedientes y carpetas como considera oportuno, y ello no facilita que sean encontrados cuando se trabaja en equipo al haberse utilizado criterios tan personalizados.

La implementación de gestión documental implica en la mayoría de los casos la automatización de tareas y con ello el ahorro de tiempo, como por ejemplo en la localización de información relevante. También se logra la preservación a largo plazo, con garantías de utilización en cualquier momento, de la información generada como base de conocimiento de la empresa. El sistema de gestión documental (en adelante SGD) configurado como sistema de gestión del conocimiento (SGC) actuará como garante de la supervivencia de la organización en el mercado al asumir un papel rector en  la difusión, creación, aplicación y renovación continua de los conocimientos necesarios para desarrollar los procesos de negocio (tanto los internos como los externos). En la práctica se trata de encontrar una solución que aúne <<las mejores prácticas de […] archivado y las acciones realizadas por los miembros de la organización construidos en la información dada>>. El mecanismo tradicional de intercambio de conocimientos evoluciona hacia un modelo de gestión del ciclo de vida de la información corporativa que garantiza un mayor rendimiento y eficacia.

El SGD o bien el SGC constituye ahora la solución más adecuada para agilizar los procesos internos dentro de la empresa, con el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) orientadas a la automatización de procesos empresariales a nivel  interno (por ejemplo fluidez de la información interdepartamental) y externo (por ejemplo simplificación de las relaciones con proveedores y clientes).

La productividad y el ahorro gracias a la gestión documental

En plena globalización económica, uno de los principales retos que deben afrontar las empresas es ser competitivas en los tiempos de entrega, compaginando la rapidez con la calidad de los productos y servicios. La interconexión del mundo demanda cada vez más respuestas y soluciones en tiempo real. Los SGD marcan la diferencia entre las empresas que se mantienen a flote y las que se hunden. La optimización de los procesos además de mejoras en la productividad y ahorro de costes, genera prestigio ante los clientes y los proveedores.

Las relaciones comerciales están tendiendo a ser cada vez más digitales y eso hace que toda la maquinaria de la empresa tenga, por coherencia, que transformarse digitalmente y pasar de oficina física que emplea documentación en papel a una ‘Oficina sin Papeles’ que gestiona casi en su totalidad documentación e información electrónica.

Este nuevo fenómeno del Papel Cero, en el que Internet está teniendo mucho que aportar, está relacionado con dinámicas de trabajo colaborativo en las que resulta necesaria una infraestructura tecnológica que permita el procesamiento de la información por parte de varios equipos de trabajo que participan en un mismo proyecto y/o investigación. Para ello, junto a las funciones clásicas de gestión documental, las soluciones actuales aportan funciones adicionales de gran utilidad como su vinculación con suites ofimáticas, el uso de un motor OCR para la autoclasificación e indexación de documentos, módulos de captura de imágenes digitales, diseño y generación de flujos de trabajo y acceso vía web y a través dispositivos móviles.

 La Oficina sin Papeles implica la gestión del cambio en el seno de la organización con la finalidad de introducir mejoras como la digitalización de toda la documentación, su almacenamiento en un repositorio digital, el saneamiento de su utilización y la consulta de los documentos y activos de información soportados en el sistema. A partir del surgimiento de los entornos tipo ERP, CRM, DMS y ECM, la Oficina sin Papeles ha aterrizado en mayor o menor medida como una innovación en la gestión empresarial, completada por soluciones como la firma digital que han permitido que se puedan realizar de forma confiable gestiones relacionadas con tipos documentales como facturas y contratos, preservando las condiciones recomendadas de seguridad de la información.

Además, las organizaciones ya no pueden presentar la excusa de que la implementación de gestión documental es costosa y requiere mucho tiempo porque con la comercialización en modo SaaS y el pago por uso y la disponibilidad de las soluciones a través de la nube, hace que ya no sea necesario disponer de servidores en la propia empresa ni personal técnico para el mantenimiento del sistema. De repente, los sistemas de gestión de documentos se han vuelto amigables y al mismo tiempo dependientes de la externalización, tanto en la adquisición del software como en la consultoría necesaria para implantar el sistema.

Gestión documental: ventajas para las organizaciones

Ha quedado claro que la automatización de los procesos documentales es ya una realidad en muchas organizaciones. Gracias a un uso inteligente y aplicado de las TIC, los SGD evitan que se empleen recursos humanos valiosos en tareas repetitivas y tediosas. Gracias a sus componentes interoperables, las aplicaciones pueden ejercer su función compartiendo recursos para lograr un mismo fin. El componente BPM integrado en muchas soluciones ha facilitado que muchos procesos documentales que, anteriormente se realizaban de forma impresa y requiriendo la presencia de personas relevantes de la empresa, ahora no supongan más que unos clics de ratón en remoto.

Un SGD permite, por tanto, eliminar las ineficiencias relacionadas con la práctica diaria de gestión del ciclo de vida de la información y de los documentos, optimizando y racionalizando todo el sistema de gestión del conocimiento de la empresa. No obstante, para las organizaciones que aun ignoren el potencial de mejora y las mejoras reales y confirmadas que aporta una gestión documental sistematizada y adaptada al negocio, pueden emplear unos minutos para conocer las numerosas ventajas competitivas que aporta a aquellas organizaciones que deciden implantarla:

  • Proporciona coherencia, continuidad y productividad en la gestión y administración de la organización introduciendo una nueva perspectiva de control de trabajo y otorgando claves para racionalización de las actividades de la empresa.
  • Permite extraer patrones de comportamiento que mejoran los procesos de toma de decisiones. En sectores como la sanidad, la abogacía y la administración electrónica resulta fundamental como base de la totalidad de los procesos informacionales.
  • Otorga herramientas para que tenga lugar el trabajo colaborativo y fomenta este espíritu en el seno de la organización.
  • Apoya las acciones de I+D+i y de Calidad, mediante el soporte documental a la propia actividad y a sus resultados.
  • Permite gestionar el riesgo, como un factor estratégico y  garantiza la continuidad de la organización. Muchos sistemas proporcionan un componente para realizar copias de respaldo que permite restaurar la información en caso de pérdida, negligencia o catástrofe.
  • Controla de manera sistemática la información y la documentación de la empresa, es decir, las propiedades de los documentos (autenticidad, integridad, fiabilidad, originalidad, control de versiones, formato y disponibilidad, etc);  el acceso seguro a los documentos (preservación de la seguridad de la información con medidas de infraestructura, medidas técnicas y credenciales de acceso personalizadas por usuario); el alcance de la colección de documentos y el volumen de información existente; las medidas de custodia y de conservación de documentos y la forma de eliminación más segura en el caso de que fuera necesario.
  • Optimiza de forma transversal los recursos de la organización en todos los ámbitos y niveles permitiendo que fluya la información entre los departamentos y entre la empresa y los clientes y proveedores, en aspectos como:
    • Simplicidad en la entrada de datos en el sistema. Almacenamiento de los documentos con esquemas de metadatos adaptados cuando es necesario.
    • Búsquedas más rápidas y eficaces.
    • Puntos de acceso únicos a la documentación, a nivel interno y externo, desde cualquier lugar y empleando cualquier plataforma tecnológica.
    • Conservación de la integridad de los documentos mediante el control de versiones y el historial de cambios (trazabilidad documental).
    • Automatización de los procesos de la organización y de sus activos documentales.
    • Gestión de una gran variedad de contenidos digitales.
    • Gran variedad de canales de difusión de los documentos (blog, sitio web, redes sociales, intranet corporativa, correo electrónico, etc).
    • Almacenamiento de forma aprovechable de los mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos.
  • Garantiza el cumplimiento con la legislación de protección de datos de carácter personal para que los documentos actúen como prueba en litigios.
  • Cumple exhaustivamente con medidas de seguridad de la información, ya que queda grabado en el sistema cualquier acceso hecho por un usuario y los archivos y carpetas se pueden encriptar y permitir su acceso solo a determinadas personas.
  • Colabora en el fortalecimiento de la reputación de marca de la organización a través de iniciativas relacionadas con la transparencia organizacional y la Responsabilidad Social Corporativa.

En definitiva, un SGD, bien optimizado y adaptado a la organización, facilita y agiliza el proceso de toma de decisiones al permitir abarcar toda la información relacionada con un determinado asunto. Con la herramienta adecuada, los trabajadores serán más productivos y la satisfacción del cliente aumentará. La información fluirá de manera constante entre los departamentos pudiendo ser reutilizada en la confección de la documentación clave del negocio. Los empleados podrán emplear la infraestructura del sistema incluso para acelerar su procesos de aprendizaje, aprovechando las funcionalidades de indexado y recuperación de documentos del sistema. La automatización aplicada a la organización de documentos y archivos parece ser el camino más acertado para gestionar con eficacia el valor de las empresas en el siglo XXI y cada vez con más frecuencia las soluciones de gestión lo están incluyendo.

La eficacia en la gestión de empresas en la era digital se traduce en la inmediatez aplicada a la segmentación y el aprovechamiento del valor de la información producida por el negocio, en cualquier momento y lugar, pues en la era digital ya no existen barreras físicas para la gestión de la información en las organizaciones.

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