Oficina sin Papeles, ¿alternativa o complemento a la Custodia documental?

gestion documental por organizacion alfabeticaEn anteriores artículos de esta serie monográfica sobre custodia documental, hemos tratado cuestiones tan relevantes como la importancia de las Normas ISO-UNE y la Ley de Protección de Datos española para abordar de forma sistemática los procesos de custodia y destrucción documental, tan comunes hoy día en los servicios de organización de archivo. Las empresas e instituciones están comenzando a ser conscientes de la importancia de gestionar con eficacia y eficiencia la documentación corporativa y para ello, necesitan de profesionales que racionalicen sus archivos, manteniendo en sus instalaciones la documentación de uso diario, almacenando con garantías de recuperación aquella que tiene menor uso y destruyendo, con garantías, la que está duplicada y/o ha dejado de tener vigencia.

Realmente, esta necesidad que poco a poco se va haciendo patente en las organizaciones, supone una gran oportunidad para ofrecer este servicio en régimen de externalización y consultoría documental o de archivo, ya que en muchos casos el saneamiento del archivo de la organización es clave e implicará la realización de procesos y operaciones tales como digitalización de documentos, custodia de archivo, implantación y configuración de software de gestión documental, organización de expedientes, ahorro de costes de impresión, ahorro de tiempo de acceso a la información, etc., que requieren de conocimientos especializados en gestión documental y del manejo y acceso a maquinaria específica, que implica una capacitación técnica a la que dichas organizaciones no tienen acceso en la mayoría de los casos.

Sistema de gestion documental (ecm schema)

Realmente no se puede decir que haya unanimidad. Hay un mercado muy competitivo, integrado por soluciones de gestión documental libres y propietarias. Pero no es así de simple, no se trata de instalar un software sin más, si no que para que su uso sea efectivo requiere un estudio previo de las necesidades de gestión de la documentación que una empresa tiene y una posterior personalización del sistema de información escogido y la formulación de una política de uso para cada caso concreto. Podemos encontrar varias casuísticas:

  • Aquellas organizaciones que están temerosas de informatizar su gestión y funcionan a golpe de correo electrónico. Cada trabajador con su ordenador y en las que la documentación se duplica constantemente. Suelen apoyarse en un archivo físico en el que “nunca se encuentra nada” y solo algunos miembros saben “cómo encontrarlo todo” debido a su veteranía. Se crean “silos de información” improductivos.
  • Aquellas organizaciones que han descubierto que la gestión documental puede ser una aportación de valor, aunque entran tímidamente en este nuevo mundo, contratando un software y quizá una consultoría, pero no confían completamente en lo digital, y no realizan la inversión suficiente que requeriría la implantación de una Oficina sin Papeles, de forma que informatizan su gestión documental pero mantenienen la documentación en custodia física, bien en sus instalaciones o en custodia externa. A veces, sin mucho sentido con el solo argumento del “miedo a perderlo todo”.
  • Finalmente, aquellas empresas que están plenamente convencidas de la Oficina sin Papeles y procuran realizar todos los procesos de digitalización, gestión, almacenamiento, preservación y difusión de los documentos, mediante el uso de tecnologías digitales como soluciones ECM, almacenamiento en cloud, etc.

La realización de operaciones de gestión con documentos en papel, e incluso su custodia física, implica contar con el espacio necesario para albergar los documentos o la externalización del servicio en una empresa especializada. También supone contar con las medidas necesarias para evitar, en lo posible, la degradación de los documentos a lo largo del tiempo.

La conservación de los documentos implicaría, a su vez, disponer de contenedores de almacenamiento y personas dedicadas especialmente a su mantenimiento, algo que en muchas empresas e instituciones no es posible por falta de formación o de tiempo del personal. La solución pasa nuevamente por externalizar el servicio, lo cual implica también un gran ahorro de costes. La ganancia en orden, productividad y en eficacia de las operaciones, compensa en muchos casos a la inversión inicial, requerida por la externalización.

La Oficina sin Papeles es un proceso de cambio en la gestión documental de una organización, que implica la digitalización de toda la documentación, su almacenemiento en un repositorio digital (gestor documental), el saneamiento de su utilización y la consulta de la misma, preferentemente, por medios telemáticos que recuperan los documentos de la red corporativa asentada sobre Internet.

ERPSurgida en los años 40, pero denostada posteriormente por los sistemas de impresión que produjeron el efecto contrario, la idea de Oficina sin Papel se ha convertido en una filiosofía de gestión empresarial innovadora, a raíz de la aparición de los modernos sistemas de MRPs y ERPs. La versiones electrónicas de la firma y la factura han eliminado muros que antes se consideraban insalvables en relación al contrato y la factura, dos de los documentos más habituales en la gestión empresarial, incluso en lo referido a las garantías de seguridad de la información que contienen.

ceroLa implantación definitiva de una oficina con cero papel suele chocar con regulaciones gubernamentales, procesos de negocios ya establecidos y desconocimiento de las ventajas y aplicabilidad de las tecnologías de gestión documental. Aunque, en España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria y el apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, ha supuesto un gran impulso, de ahí a su implantación definitiva, queda mucho camino por recorrer tanto en la administración pública como en el sector privado.

La confirmación paradójica de que los soportes magnéticos como CD y DVD han resultado ser mucho más vulnerables que el soporte papel para la impedir la obsolescencia tecnológica, y que sucesos como la operación Megaupload han convencido a algunos de que la total sustitución de documentos en papel por archivos digitales supondría el riesgo de que una operación similar, en cualquier otro servidor, privaría a las organizaciones de acceder a sus documentos digitales, ha metido el miedo en el cuerpo a muchos Directores Generales, muchos escépticos e ignorantes de las virtudes de las ventajas de la gestión documental informatizada, y ha fomentado el surgimiento de una nueva conceptualización híbrida en la que se admite la eliminación del papel en determinadas áreas (facturación electrónica, etc.), mientras que en otras se sigue manteniendo el trabajo de documentos en papel y la custodia a largo plazo, en instancias dedicadas a servir como improvisados <<Archivos Históricos>>.

En este sentido Normadat, empresa de gestión de la información afincada en Madrid, apuntaba en varios artículos de su blog:

<<En muchas ocasiones, las empresas que manejan una gran cantidad de documentación requieren de otras entidades que se encarguen de su custodia y archivo (sobre todo cuando hablamos del archivo histórico o pasivo, que apenas se utilizará en el día a día del trabajo empresarial), que se encargue de su conservación, organización y custodia de modo seguro>> (Tipos de Archivo de Empresa, 30 de septiembre de 2014)

<<Desde hace algún tiempo el uso e implementación de las nuevas tecnologías de la información y comunicación es cada vez más común en organismos y administraciones públicas que encuentran en procesos como la digitalización y gestión de documentos un importante ahorro en tiempo y dinero además de mayor facilidad para desempeñar sus tareas. Se abren además nuevas vías de comunicación con los ciudadanos que pueden realizar gran cantidad de trámites administrativos que antes requerían de su presencia y de la entrega física de los documentos. Ahora, gracias a la nueva gestión de los documentos e informaciones relativas a la población, es posible realizar telemáticamente trámites que van desde solicitar una cita previa, hasta rellenar una solicitud o solicitar la modificación de datos personales de forma digital. De esta manera, las Administraciones Públicas, tal y como comentan en este artículo, están consiguiendo una mayor transparencia de cara a la ciudadanía a través de la gestión documental que pueden llevar a cabo a través de nuevas plataformas y aplicaciones que les permiten dotar a sus servicios de una “mayor calidad, eficacia y eficiencia de los servicios y recursos públicos”>> (La gestión documental aporta transparencia a las Administraciones Públicas, 9 de septiembre de 2014)

<<A través de nuestra página web, el ususario puede monitorizar el estado en el que está su documentación, todos los movimientos del mismo pudiendo gestionar y custodiar desde la plataforma los documentos allí almacenados, solicitarlos para su entrega inmediata o incluso para su expurgo. Una completa gestión online del archivo de cada empresa>> (¿Dónde guardar documentos confidenciales con total seguridad?, 11 de agosto de 2014)

Para finalizar, yo me pregunto:

  • ¿Contamos con tecnologías y formas de trabajo que nos permitan aplicar la Oficina sin Papeles?
  • ¿Sería preferible custodiar los documentos físicos como complemento a una gestión informatizada de la documentación?
  • ¿Qué excusa puede tener el miedo a la eliminación de documentos si ya existen tecnologías informáticas que nos permiten preservar la documentación con garantías de seguridad?

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