Logística y Gestión documental, una unión inseparable

Tiene cierto sentido que hagamos esta asociación de ideas, pues el éxito del procesos logístico le debe mucho a los avances en la gestión documental. De hecho la mayoría de las ERP de la actualidad incorporan un módulo de gestión de documentos, pues cualquier proceso logístico o de gestión de almacén requiere una mínima gestión de información asociada a la pieza o el elemento que se va a distribuir. Cualquier proceso de transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico una gestión de los documentos asociados a la venta, referida a la factura y/o albarán, la pegatina con código de barras en la caja de cartón del producto que se envía, el propio <<papeleo legal>> al pasar la carga por la aduana y la documentación que elabora la empresa de transportes como mínimo.

En gestión documental, el modo de funcionamiento pautado de la logística, se puede asumir en la actualidad mediante la Gestión de Procesos de Negocio, gracias a la funcionalidad de BPM (Business Process Management), incorporada en la mayoría de las soluciones actuales, que permite asociar documentos electrónicos a procesos de workflow empresarial con diferentes fases y en la que están implicadas un gran número de personas pertenecientes al escalafón departamental de la empresa o institución. Esta metodología de trabajo que permite la firma de documentos por varias manos sin ni siquiera llegar a imprimirlos (gracias a los avisos de correo electrónico y el uso de firma electrónica) se fundamenta en corrientes como el modelo de producción japonés denominado <<toyotismo>>, que surge a partir de los 80 (del siglo XX) con el propósito de aumentar la rentabilidad de la empresa mediante el logro de la satisfacción del cliente y del trabajador. Presenta entre sus características:

(…) la alta rotación en los puestos de trabajo y/o roles; el trabajo en equipo como elemento estimulador y el sistema just in time, que lleva al reducir el almacenaje físico, equiparando el tiempo de producción, el de circulación de la mercancía en la cadena productiva y el aceleramiento de la demanda (…)

Una de las principales características de la logística es su caracter sistemático, compuesta de pasos muy claros que se repiten en bucle desde que el producto es creado hasta que llega al cliente a través de las cadenas de distribución. La primera analogía que podemos realizar por tanto es equiparar el flujo de la mercancía con el flujo de la información  y de esta manera podemos emplear el Ciclo de Vida de los Documentos para informatizar el proceso de distribución logístico tomando como base la documentación asociada en cada fase.

ciclo-vida-documentos
De hecho podría considerarse que desde su origen la logística ya tenía bastantes connotaciones con lo que hoy estamos habituados a considerar gestión documental en estado puro:

  • Como ciencia determina y gestiona los flujos de materiales, la producción y la distribución con los flujos de información para adecuar la oferta de la empresa a la demanda del mercado en condiciones óptimas de calidad.
  • Introduce un componente de previsión de base con el objetivo de garantizar la racionalización de los procesos de fabricación y fijar una política de distribución óptima consiga la satisfacción del cliente.
  • Surge en el contexto de la II Guerra Mundial, en la cual se entendía como <<suministro de materiales utilizados por las tropas del ejército>>, pero con el criterio de <<asegurar que el material idóneo estuviera en el lugar adecuado y en el menor tiempo posible>> (eficacia y eficiencia).

En la actualidad, la implantación de la gestión documental es sinónimo de eficacia, eficiencia, aumento de la productividad y ahorro de recursos humanos y materiales. Incluso las fases propias del ciclo de documentos pueden ser equiparadas y adaptarse a las fases del ciclo de la mercancía:

  • Captura: registro de la compra, el pedido o el producto en el sistema
  • Gestión, Almacenamiento y Preservación: gestión de stock
  • Distribución (sobran las explicaciones)

Partiendo de la conexión establecida entre gestión documental y logística, ya se puede considerar de forma más clara cómo la logística podría valerse de la gestión documental informatizada para llevar a cabo las fases de su flujo de información:

  •   Los usuarios, incluidos los proveedores, acceden a su espacio de trabajo en el sistema informatizado de gestión logística.
  • La localización física de las piezas o productos en el almacén puede realizarse mediante la búsqueda de su signatura topográfica en el sistema informático.
  • Como ocurre con los documentos, los productos almacenados pueden disponer de un código de barras, lo cual permite controlar la existencias escaneando el código de barras o bien mediante el sistema de radiofrecuencia RFID.
  • Las operaciones de distribución se pueden racionalizar mediante un calendario informatizado que controle las fechas de envío de productos.

La automatización de la gestión documental asociada al proceso logístico se puede llevar a cabo gracias a la funcionalidad de flujos de trabajo. Se pueden diseñar workflows para gestionar el flujo de información asociado a cada fase del flujo de la mercancía, tomando como referencia las <<piezas de información>> y los documentos que se generan en cada fase.

El modelo basado en flujos de trabajo en la distribución logística

Los flujos de trabajo son un conjunto de secuencias de pasos o actividades estructuradas, que reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para el logro de un objetivo. Incluyen la actividad por la que se crean, las acciones a realizar, los participantes en el proceso y el orden temporal de realización de las actividades. Aplicados a la logística de almacén y la distribución de productos, se utilizan para gestionar todos los pasos necesarios para completar el flujo de la mercancía: desde que un producto se crea y almacena, hasta que es transportado y distribuido. Además de sistematizar los pasos del proceso, pueden lograr que resulte un proceso <<sin papeles>>.

Su utilización ofrece mejoras en el funcionamiento de la empresa al ofrecer un control exhaustivo de las áreas de producción de la entidad, como por ejemplo en las cadenas de montaje o en aquellos casos en los que varios departamentos tienen que coordinarse para crear un producto. En definitiva, se trata de un planteamiento racional y eficiente que garantiza la cobertura de todos los procesos empresariales necesarios para conseguir la satisfacción del cliente, gracias al conocimiento que aporta sobre el comportamiento de los productos a lo largo de todas las fases del proceso logístico.

cliente es lo primero

La tecnología jBPM está integrada como un motor de creación de flujos de trabajo en las principales soluciones actuales de gestión documental. Permite diseñar flujogramas como base para la comunicación entre los miembros encargados de llevar a término un proceso. Se puede automatizar cualquier actividad de negocio que esté constituida por fases, ya estén implicados productos o documentos: procesos de quejas de clientes; certificación de calidad; aviso de finalización de horneado de piezas, etc. A partir de su versión 5.0, incluye la posibilidad de crear reglas de negocio y la integración de eventos, lo cual ofrece soporte flexible a una gran variedad de procesos de negocio.

En definitiva, las principales ventajas de la utilización de workflow para controlar el proceso logístico son:

  • Centralización de las gestiones y visualización del rendimiento de los procesos.
  • Ahorro de tiempo e incremento de la productividad y la eficiencia.
  • Cumplimiento de las normas y los procedimientos de trabajo.
  • Detección de <<embotellamientos>> y eliminación de duplicidad de tareas.
  • Evitación del extravío de documentos y/o productos.
  • Control del trabajo y determinación de responsabilidades.
  • Simplificación de la auditoria de procesos y elaboración de estadísticas de mejora.

Y tú, ¿utilizas flujos de trabajo como apoyo a la distribución logística?