La semana en el Blog de Gestión Documental Inteligente (Athento)

athento, un producto de Yerbabuena SoftwareEl recopilatorio de las últimas semanas del Blog de Yerbabuena Software, empresa afincada en Málaga, clave en el sector profesional de los sistemas ECM con su solución Athento, está dedicado a la compatibilidad del Sistema de Gestión Documental con la GDPR, a cómo las tecnologías RPA van a cambiar el mercado, a la integración de Athento con SharePoint Online y porqué implementar procesos de negocio en una gestor documental.

¿Es tu sistema de gestión documental compatible con la GDPR​?

08/01/2018

La nueva ley de protección de datos de la Unión Europea, conocida como GDPR, entrará en vigencia el 25 de Mayo de 2018, y uno de los puntos más relevantes de la misma, tiene que ver con las fuertes sanciones económicas que acarrea su incumplimiento, razón por la cual, las empresas han comenzado a tomar en serio las medidas necesarias para evitar ser sancionadas.

Las soluciones de gestión documental, desempeñan un papel esencial en el rastreo, almacenamiento y procesamiento de los datos personales de usuarios, por ejemplo cuando almacenamos o tratamos datos de clientes. Por lo tanto, es muy importante que tu solución de gestión documental cuente con las capacidades necesarias para apoyar a tu compañía en el cumplimiento de la GDPR.

Más información: Blog de Athento

¿Cómo las tecnologías RPA van a cambiar el mercado?​

26/12/2017

Las tecnologías RPA (por sus siglas en inglés, Robot Process Automation) son una forma de automatización de procesos basada en inteligencia artificial. Una aplicación o “robot” de software realiza una tarea que habitualmente requeriría la interacción de un operador humano, interactuando con la interfaz de usuario de la misma manera que lo haría una persona. RPA es una evolución natural de otras tecnologías tales como:
  • Screen Scraping.
  • Automatización de herramientas de gestión.
  • Inteligencia artificial.

Más información: Blog de Athento

Integración de Athento con Sharepoint Online (video)

19/12/2017

Athento y Sharepoint Server ya podían trabajar de forma integrada mediante CMIS, pero ahora ya es posible enviar los documentos desde Athento a Sharepoint en Office 365.

Una vez que se ha configurado la integración de Athento con Sharepoint Online, que funciona como una operación y que está disponible desde la configuración de las series de Athento, podemos disfrutar de la posibilidad de que los documentos procesados por Athento puedan ser subidos de manera automática a una lista o biblioteca de Sharepoint Online. Es decir, la publicación de los documentos en Sharepoint Online se convierte en un paso más dentro del proceso automático de Athento. Para las empresas que almacenan o publican documentos en Sharepoint pero que desean por ejemplo extraer información de documentos u otra operación de captura de documentos, esta es una manera de solucionarlo.

Más información: Blog de Athento

¿Por qué implementar procesos de negocio en un gestor documental?

14/11/2017

Si nos detenemos a pensar en los procesos de negocio, nos daríamos cuenta de que casi todos ellos giran en torno a documentos, expedientes u otras formas de contenido.Para garantizar que esa gestión sea homogénea, estandarizada y que cumpla con unos plazos, podemos utilizar flujos documentales, circuitos de aprobación, flujos de trabajo, etc.

Un flujo de trabajo documental, es un sistema utilizado para producir, rastrear, editar, almacenar y administrar documentos asociados con un proceso de negocio. Este sistema facilita el manejo del proceso en sí, así como de los documentos generados en cada etapa de un proceso de negocio, evitando demoras y también, ayudando a detectar los cuellos de botella que afectan la productividad.
Un software de gestión documental permite la creación de flujos de trabajo que ayudan a optimizar este proceso. El proceso se divide en actividades, con responsables claros y cuyo cumplimiento se registra en el gestor documental con sus plazos y cumplimientos.
Llevar un proceso en digital permite un procesamiento más eficiente. Los documentos en papel se reducen a un mínimo o se eliminan, lo que mejora la fiabilidad del proceso y disminuye las ineficacias asociadas al uso de este medio, con su consiguiente ahorro en tiempo y dinero. No olvidemos que, mediante un software de gestión documental se puede editar, aprobar, archivar y transmitir un documento por medios puramente digitales. Los usuarios pueden ver los documentos que están en cola para su revisión, o seguir la ruta de un documento que los involucre. Es fácil ver el estado de un documento o expediente, y en qué etapa se encuentra.

Más información: Blog de Athento

Os invitamos a que cada semana sigáis los recopilatorios de noticias y posts que en DoKumentalistas estamos realizando del Blog de Gestión Documental Inteligente de Yerbabuena Software, y que nos dejéis vuestros comentarios y puntos de vista. Junto con este recopilatorio, podéis encontrar más información sobre la empresa, sus actividades, productos y servicios en:

¡Evita las sanciones del GDPR!