La semana en el Blog de Gestión Documental Inteligente (Athento)

athento, un producto de Yerbabuena SoftwareEl recopilatorio de las últimas semanas del Blog de Yerbabuena Software, empresa afincada en Málaga, clave en el sector profesional de los sistemas ECM con su solución Athento, está dedicado a Apache Chemistry cmislib 0.6.0, a la venida inminente de la implantación de legislación europea de protección de datos, a la gestión documental en Cloud, al etiquetado semántico en Box.com, a la captura de documentos como forma de control documental  y a a las ventajas de emplear una base de datos NoSQL como MongoDB para el gestor documental.

Apache Chemistry cmislib 0.6.0

07/11/2017

CMIS (Content Management Interoperability Services) es un estándar que define un conjunto de modelos para interactuar con repositorios y sistemas de gestión documental y ECM. CMIS funciona en una capa independiente a los sistemas ECM y sus APIs (interfaces de programación). El estándar no establece reglas respecto a cómo se deben implementar las funcionalidades del sistema de gestión de contenidos empresariales ni obliga a que las mismas estén disponibles a través de su interface.

CMIS provee una interface de programación neutral e independiente del lenguaje y plataformas utilizados y es lo suficientemente flexible como para interactuar con distintos tipos de repositorios. Su importancia para el ECM y los ContentServices es equivalente a lo que SQL representó para las bases de datos relacionales.

Apache Chemistry es un conjunto de librerías de código abierto desarrollada por la Apache Software Foundation, que implementan la especificación del estándar CMIS. Apache Chemistry incluye un framework basado en Java (OpenCMIS), librerías para implementar programas cliente en varios lenguajes (java, python, php, etc) y algunas herramientas adicionales para desarrollar aplicaciones.
Apache Chemistry cmislib es la librería de Python útil para desarrollar programas cliente que utilicen este estándar. Proporciona una API que permite interactuar con repositorios que cumplen con las recomendaciones CMIS, tal es el caso del software de gestión documental de Athento.

Más información: Blog de Athento

Cuenta atrás para el GDPR

30/10/2017

Es inminente la entrada en vigor de General Data Protection Regulation en Europa. La fecha de entrada en vigencia es el 25 de mayo de 2018 y para ese día las empresas deberán estar listas para cumplir la nueva normativa. Las consecuencias del incumplimiento pueden oscilar entre el 4% de los ingresos de la compañía o 20 millones de euros en concepto de multas.
Sin embargo, muchas organizaciones aún no han implementado los procesos y tecnologías adecuadas y necesarias para amoldarse a esta nueva regulación sobre la privacidad de la información personal. Los casos de ransomware o leakware han aumentado en estos dos últimos años, con graves consecuencias para la economía y el prestigio de sus víctimas. ¿Estamos preparados para disminuir el impacto de este tipo de ataques a nuestras empresas, y para cumplir la GDPR?
GDPR es la normativa sobre protección de datos más estricta del mundo. Ha sido diseñada para que el individuo tenga el mayor control posible sobre sus datos personales: como se procesan, utilizan y almacenan. Esto tiene especial impacto no solo en organizaciones multinacionales con acceso a información personal de los ciudadanos europeos, sino también en las empresas. Un 90% de los documentos corporativos contienen algún tipo de información de carácter personal, ya sea de clientes, empleados o terceros.

Más información: Blog de Athento

El presente y futuro de la gestión documental es el cloud

23/10/2017

De entre todas las soluciones de gestión documental existentes en la actualidad, aquellas basadas en la nube comienzan a sacar ventaja sobre las demás. Por su bajo costo relativo y su capacidad para realizar procesamiento de alto rendimiento sobre la enorme cantidad de datos producidos por las empresas, la nube se presenta como la solución más efectiva para almacenar todo el contenido que producen las múltiples aplicaciones de una organización.

El presente y futuro de la gestión documental es el cloud. Sustentamos esta afirmación en que existen varios puntos en los que las aplicaciones de Content Services (ECM) o Gestión Documental están ganando la guerra a las viejas soluciones on premise. Algunas de las ventajas del cloud sobre las implantaciones tradicionales son:

  • APIs abiertas
  • Escalabilidad de los sistemas ECM

Más información: Blog de Athento

Etiquetado Semántico en Box.com con Athento

18/10/2017

Box.com es una de las compañías mas grandes dentro del intercambio, almacenamiento y colaboración con archivos en la nube. Uno de los retos más frecuentes que encuentran los usuarios que trabajan en aplicaciones de FileSharing, es el control sobre la organización de documentos. Si sigues leyendo encontrarás en este artículo un completo tutorial sobre cómo generar de forma automática etiquetas gracias al uso de la aplicación de Athento en Box, con las que podrás garantizar la organización y categorización virtual de contenidos, datos y documentos.

Más información: Blog de Athento

Cómo la captura de documentos puede aportar control documental

16/10/2017
En la actualidad, la sobreabundancia de datos a disposición de las empresas pareciera no tener fin. Las estrategias adoptadas a partir del big data permiten sacar distancia sobre la competencia. La información disponible es inmensa, y la mayor parte de ella es aprovechable.

El primer paso es disponer de toda la información en un formato digital, para que sea útil y analizable. Pero no hablamos sólo de tener los documentos y demás activos en digital. Tener información que describa nuestros contenidos digitales es igual de importante. Hablamos por ejemplo de metadatos, que pueden obtenerse, o bien exigiendo a las personas que sigan una política de indexación y de descripción de los documentos, o bien mediante captura automática de datos. Una vez superada esta primera etapa de digitalización y captura de documentos, el siguiente paso es lograr que toda esa información esté disponible para aquellas personas que la necesitan (…).

La toma de decisiones a partir de información capturada exige que la captura de datos sea cada vez más voluminosa, pero también que sea cada vez más inteligente.

Ya no es suficiente con escanear un papel. Debemos intentar obtener información más precisa a partir de lo que se está escaneando. No es suficiente con obtener la información de la cabecera en una factura. También interesa, por ejemplo, capturar el detalle de los ítems de cada factura emitida, para poder realizar un mejor control de los consumos al interior de la organización.

Más información: Blog de Athento

Razones para usar MongoDB como base de datos del Gestor Documental

10/10/2017

MongoDB es, actualmente, una de las base de datos NoSQL más populares. A diferencia de las bases de dato relacionales, los datos no son almacenados en tablas, sino que se utilizan archivos planos en formato JSON (JavaScript Object Notation), que es un estándar muy difundido entre un gran número de aplicaciones en la actualidad. Esto permite que la integración entre MongoDB y estas aplicaciones sea mucho más sencilla.
Al ser NoSQL, permite adaptarse a aquellos sistemas cuyas estructuras no son relacionales, permitiendo hacer cambios de los esquemas sin tener que parar la base de datos. Además tiene una estructura descentralizada, lo que le permite utilizar esquemas distribuídos, convirtiéndoa en un sistema fácilmente escalable.  La escalabilidad es horizontal: se pueden utilizar más máquinas con menor capacidad de cálculo, en vez de tener que recurrir a una única máquina más poderosa. La elección de una base NoSQL es más razonable si no contamos con un gran presupuesto para equipos. A ello se une que, en este tipo de base de datos, las consultas para grandes cantidades de datos están optimizadas.

Más información: Blog de Athento

Os invitamos a que cada semana sigáis los recopilatorios de noticias y posts que en DoKumentalistas estamos realizando del Blog de Gestión Documental Inteligente de Yerbabuena Software, y que nos dejéis vuestros comentarios y puntos de vista. Junto con este recopilatorio, podéis encontrar más información sobre la empresa, sus actividades, productos y servicios en:

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