Entrevista a Beatriz Cazorla, Responsable de Marketing en Normadat

NormadatNormadat SA es una empresa española que lleva casi tres décadas dedicándose en a la gestión de la información, mediante servicios de digitalización, archivística, custodia y destruccion documental certificada y biblioteconomía. Para conocer mejor la empresa, entrevistamos a Beatriz Cazorla, responsable de marketing y desarrollo de negocio.

¿Cómo surge Normadat?

¡Hace casi 25 años! Realmente no es nada romántico, surge a partir de detectar unas necesidades en el mercado.

Aunque la visión fue muy buena si después de todo este tiempo seguimos aquí mejorando cada día y haciendo que nuestros clientes tengan un poquito más de facilidad a la hora de gestionar su información y hacerlo de forma segura.

No sé si lo sabes, pero Normadat es de capital íntegramente español y pertenece a 2 socios que ya hace 25 años tenían otras empresas. Tras unos años bondadosos y ver oportunidades en ciertos servicios que se estaban desarrollando a su alrededor, decidieron diversificar su negocio y otorgarle valor a ese servicio que tenía más potencial e importancia del que en ese momento se le estaba dando por otras compañías. Así es como empezamos a dedicarnos a la Custodia de Archivos. Hablamos del año 1992.

¿Cuáles son los objetivos estratégicos de la empresa a medio-largo plazo?

  • Reforzar nuestra posición en el mercado
  • Mejorar nuestra capacidad de mantenernos como referentes del sector
  • Expansión y crecimiento
  • Siempre mejorar y crecer, adaptándonos a los cambios, innovando en los servicios que prestamos a nuestros clientes  y siempre de su mano.

¿En qué ámbitos podríamos considerar que Normadat está ejerciendo un claro liderazgo?

Para considerar un liderazgo deberíamos poder superar a otros en igualdad de condiciones, lo que no siempre es fácil de medir porque todos somos diferentes. Y eso también es bueno para seguir superándonos.

En Normadat tenemos diversidad de servicios y soluciones de gestión de información que facilitan a nuestros clientes la solución que necesitan de la mejor manera posible para ellos,  en plazo, calidad y precio.

Nuestros clientes nos eligen porque cubrimos sus necesidades en todo el ciclo de vida de la información (desde su creación hasta su eliminación controlada), les aportamos las soluciones que necesitan para los problemas que les surgen en el día a día con la gestión de información, se lo hacemos en el plazo de tiempo acordado, cumpliendo por encima de la calidad que solicitan inicialmente y siempre con la disposición de un equipo humano que está orientado al cliente.

Son nuestros clientes los que nos valoran cada año muy positivamente, y eso nos hace sentir orgullosos y nos motiva para seguir mejorando y ser más eficientes.

Los clientes que llevan mucho tiempo con nosotros saben que nos pueden contar cualquier inquietud que tengan en su gestión diaria de información y que nosotros vamos a hacer todo lo posible por solventar sus dudas y facilitarles la solución a esa inquietud. Confían en nosotros. Esa confianza es la que nos hace sentir líderes.

Cuando un cliente tiene una relación cercana contigo, de confianza, y cuando la comunicación entre ambas empresas es cómoda, el trabajo es muy fructífero y el resultado muy bueno. Ese es el liderazgo que nos gusta, el que nos dan nuestros clientes.

Bueno, por ejemplo las mejores y más seguras instalaciones de custodia de información de España con extinción de incendios por gas también son un punto a favor, pero no las tiene nadie más al nivel de Normadat.

¿A qué tipos de clientes se dirigen las actividades de la empresa?

Toda aquella empresa que tenga información en cualquier soporte y no cuente con  la capacidad de explotar esa información de forma sencilla para hacer algo con ella.

Si nos extendemos:

  • clientes que quieran automatizar procesos por ejemplo a la hora de analizar encuestas o formularios,
  • que quieran tener el control de la distribución de sus mercancías inmediatamentes,
  • clientes que quieran minimizar el ratio de fraude de sus contrataciones,
  • clientes que necesiten poder encontrar información en contenido estructurado y desestructurado,
  • clientes que quieran poder recuperar el IVA de sus tickets de gasto …

Cualquier idea que tenga relación con la información que maneja una empresa, tiene una solución que podemos ofrecer.

Sectores como banca, financiero, construcción, telecomunicaciones, consultoras, farmacéuticas, industria, seguros, alimentación, servicios, AAPP… todos los sectores manejan información en todos los formatos.

¿Cuáles son los retos que la empresa deberá afrontar en el futuro?

Cada año que pasa se multiplica la cantidad de información a gestionar. Donde había necesidades de gestión de documentación en papel hasta ahora que las necesidades van cambiando a grandes volúmenes de información tanto en papel como digital, y a la explotación de esa información para poder tomar decisiones más acertadas y ser más eficiente en el día a día, no han pasado tantos años.

Ese es el reto, ser capaz de adaptarse a tiempo a los rápidos cambios que la sociedad está viviendo. La forma de tratar la información y el uso que se hace de ella, transformándola en material útil para las compañías a través de nuevos sistemas de información, de automatizaciones…

Ser capaces de adelantarnos a las necesidades que acaban teniendo nuestros clientes. Y ser capaces de cubrirlas y darles algo mejor.

¿Por qué una empresa o institución debería externalizar la custodia de sus documentos?

  • Ahorro de tiempo
  • Ahorro de espacio
  • Ahorro de costes al menos haciéndolos variables y no fijos
  • Transferencia de riesgos
  • Cumplimiento LOPD
  • Conservación y preservación
  • Control del acceso a la información
  • Instalaciones adecuadas
  • ¿Quieres más?

¿Resultan adecuados los estándares internacionales para dar soporte a las actividades de custodia y destrucción documental?

Una regulación internacional siempre hace que se manejen unas buenas prácticas y que todos podamos regirnos por el mismo patrón.

Esto facilita a los clientes la tarea de comparar entre diferentes empresas para poder elegir su mejor proveedor y garantizar de alguna manera que su información estará disponible, accesible, íntegra, segura, usable… en cualquier momento que se pueda requerir durante todo el tiempo que se necesite.

Políticas de privacidad, Seguridad de la Información, Responsabilidad Social Corporativa, Medioambiental, Normativa sobre edificaciones para la conservación y gestión de archivo, políticas de gestión de información … Al final son un compendio de normativas y buenas prácticas para asegurar el buen hacer de una empresa con respecto al servicio o producto que ofrece al cliente.

¿Resulta rentable la venta de servicios de custodia y destrucción documental en España?

La tendencia de la generación de papel es a la baja, la información se crea en mayor medida de forma digital. Aunque no va a desaparecer inmediatamente, tal vez solo custodia y destrucción de documentos no es un conjunto de servicios que deban ponerse en una balanza donde buscas rentabilidad.

El mercado ha cambiado, las necesidades son distintas y debes aportar más si quieres mantenerte en ese mercado.

Al ver que muchas empresas de gestión documental están cerrando, ¿qué mantiene aún en pie a Normadat frente a sus competidores?

JOSE GALVAN, DIRECTOR NORMADAT José Galván, nuestro Director General, se encarga de que cada paso que damos esté bien cimentado. Así, aunque existan riesgos en alguna acción, están debidamente controlados y no afectan al desarrollo normal del negocio ni a los resultados.

¿Lentos pero seguros? Lentos tal vez, seguros desde luego.

Tenemos una gran capacidad de adaptación, contamos con un equipo humano tremendamente comprometido que vela por el buen funcionamiento de la empresa y unos socios que confían en nuestras decisiones.

¿Qué tiene Normadat que no tengan otras empresas?

  • Nadie tiene el nivel de protección en instalaciones de custodia de archivo que tenemos en Normadat, entre otras cosas nos han premiado por ello.
  • Nuestro equipo humano, no nos cansamos de decirlo. Es gente comprometida, muy válida, con una actitud y aptitudes que hacen que todo funcione. Y siempre con ganas de mejorar para que el cliente tenga lo mejor. Para estar en Normadat tienes que dar lo mejor de ti, y ellos lo dan, por eso tenemos una plantilla fija bastante amplia. Lo demuestran día a día. A veces nos dan ganas de pellizcarles los mofletes, pero tenemos que guardar las formas.
  • La seguridad y confidencialidad forma parte de nuestra idiosincrasia, no sé si llegamos a la categoría de obsesión, pero es uno de los pilares sobre los que se basa nuestro negocio (aquí puedes entender la oferta de valor que le dimos al servicio y que no veíamos a nuestro alrededor allá por el año 1992.)
  • La flexibilidad con la que trabajamos para que el cliente obtenga el mejor resultado. Desde el inicio de un proyecto hasta que finaliza, se suelen producir infinidad de cambios dados por el cliente o aportados por nosotros, siempre enfocados a obtener resultados más óptimos y de utilidad para nuestro cliente. A veces es muy difícil, pero sabemos que no todos los proveedores pueden tener esta capacidad y por eso es un elemento diferenciador.

¿Hay algún suceso del pasado del que Normadat pueda aprender sobre cómo no hacer las cosas en el futuro?

Siempre estamos aprendiendo, por eso Normadat siempre está inmersa en un proceso de mejora continua del que además, cada año hacemos partícipes a nuestros clientes. Son los que mejor feedback te pueden ofrecer para mejorar.

En alguna ocasión, a medida que estamos desarrollando un proyecto se puede detectar una falla, es normal, estamos atentos a lo que hacemos. Nuestras políticas y procedimientos están desarrollados para que en este supuesto, inmediatamente demos aviso y se cree un equipo de resolución para solventar la falla y tomar medidas para que no vuelva a ocurrir. Nos sirve para no incurrir en errores similares y que no se repita, porque cambiamos el procedimiento, lo mejoramos, lo ampliamos, desarrollamos aplicaciones…. Lo que sea necesario para que sea perfecto.

Tenemos clientes de todo tipo y con unos es más fácil trabajar que con otros, igual que con los empleados (tenemos y hemos tenido muchos clientes y empleados porque tenemos y hemos tenido muchos proyectos muy diferentes). Lo que no haremos nunca será tirarnos piedras a nuestro propio tejado. Si existiera algún conflicto, siempre lo intentaremos resolver con diligencia y de la forma más justa posible para ambas partes.

¿Qué medios utiliza Normadat para darse a conocer y cuál de ellos le proporciona mejor rendimiento?

Siempre hay que estar analizando diferentes medios y canales con diferentes estrategias y campañas porque algunas pueden funcionar hoy, pero no mañana, y hay que actuar. El mercado (tomadores de decisiones, consumidores, necesidades, hábitos) va cambiando y tú con él.

Lo que hacemos es diferenciar el target al que nos vamos a dirigir, estudiar dónde y cómo se mueve y adaptar una campaña para ellos, en su propio lenguaje y estilo.

Dentro de un mismo target hay diferentes perfiles de usuario, lo que queremos es llegar al nivel más alto de conocimiento de ese perfil para dar un enfoque más personalizado a nuestras acciones, es conectar y darle sentimiento y emociones a tus comunicaciones para empatizar con el destinatario, porque queremos que se sientan cerca de nosotros. Una vez que los has definido y los conoces, el resto es mucho trabajo de colaboración, moverte con ellos, que te sientan cerca, que seas uno más con el que pueden contar y no uno “que va a venderles”. Nuestro objetivo es ayudarles, no venderles. Esa es la realidad.

Diferenciando públicos objetivos según lo que quieras conseguir, unos medios y canales te funcionarán mejor que otros.

Por ejemplo Facebook actualmente no es un medio para que Normadat haga negocio con clientes, pero en cambio sí lo es para confraternizarse con los empleados, con los futuros empleados, con amigos de Normadat… Es un medio distendido.

Por otra parte,  todo lo que vaya por canales online tiene mucho mejor ROI que otros canales.

En los proyectos de la empresa, ¿se cuenta siempre con personal en plantilla  o también buscan el asesoramiento de consultores externos?

Siempre es personal de Normadat o en colaboración con la empresa que formemos UTE. Normadat no subcontrata procesos críticos en un proyecto, ya que nuestro cliente quiere garantizarse el máximo nivel de seguridad y de compromiso con su información.

¿Qué grado de importancia tiene para la empresa contratar a Diplomados, Licenciados y Graduados en Documentación?¿En las contrataciones de la empresa tiene mayor peso las titulaciones universitarias o la experiencia y las competencias específicas que requiere el puesto de trabajo?

Sobre la primera pregunta. Es sumamente importante que los empleados de cualquier empresa tengan el conocimiento y la experiencia necesarios para desempeñar cada puesto de trabajo asignado. Necesitas tener conciencia de un tema para intentar llegar a la eficiencia, hacerlo bien y hacerlo bien a la primera.

Es imprescindible el grado de conocimiento y capacidad que tienen adquiridos empleados con estas titulaciones para desarrollar los servicios de gestión y tratamiento de la información que prestamos a nuestros clientes.

Sería muy complicado tener un proyecto a tiempo por ejemplo para catalogar documentación de un fondo histórico sin el saber que requiere esta documentación específica. O con la propia información de una empresa, donde las competencias de un titulado con esta especialidad tienen mucho sentido para sacarle el máximo provecho a los datos.

Por otro lado podemos pensar en que este tipo de titulaciones debieran tener especialidades con un enfoque más adaptado al mercado actual. Pero es otro tema.

Para la segunda pregunta. Depende del proyecto en sí, hay veces que el propio cliente exige una titulación o incluso una persona concreta, aunque no tenga la experiencia que sería recomendable para el desempeño del puesto.

Si existe el equilibrio, en un perfil aparecería la experiencia y las competencias específicas de un puesto, con una titulación/certificación que lo avalase. Pero realmente el movimiento se demuestra andando, y que lo ponga en un pdf no es garantía de conocimiento o de las aptitudes necesarias  para saber hacer según qué tareas.

¿complicado acertar?

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