Entrevista a la archivera sevilla Antonia Heredia Herrera

El día 28 de junio de 2016 la Fundación Ciencias de la Documentación publicó en su página web la entrevista que nuestro director Adrián Macías, María Jesús Valseca y David Colera han realizado a Antonia Heredia Herrera, insigne archivera e historiadora sevillana, y que a continuación podéis leer.

ANTONIA-HEREDIA-HERRERA_AGI_26-FEBRERO-2016

1) ¿Cuál fue su motivación para hacerse archivera?

Fue el amor.

No el amor a los Archivos que eran para mí unos desconocidos, sino el amor a mi compañero que, al terminar la licenciatura en la Facultad de Geografía e Historia de la Universidad de Sevilla, decidió preparar la oposición al Cuerpo Facultativo de Archiveros y yo también, para así estar más horas con él.

Al cabo del tiempo fueron los Archivos los que ganaron mi devoción y mi amor por ellos.

2) ¿En qué medida el contacto con los Archivos le ha valido para profundizar en la Historia de América? ¿Por qué escogió esa especialidad cuando realizó la carrera?

Quizá resulte más lógico responder antes a lo segundo que a lo primero. Frente a lo que pudiera pensarse no elegí la especialidad en Historia de América, sino en Historia General. Fue más tarde cuando me vinculé al americanismo porque estando ya en el Archivo de Indias como auxiliar de Archivos fue muy fácil escoger temas de Historia de América tanto para la tesina (“Las fortificaciones de la isla Margarita”) como para el Doctorado (La renta del azogue en Nueva España).

Tengo que reconocer que el ejercicio de archivera ha favorecido y sustentado mis variados trabajos de investigación histórica siendo los más numerosos los relacionados con el Consulado de cargadores a Indias cuyo fondo tuve la suerte de organizar e inventariar.

Tendría mucho que decir sobre mi actividad investigadora que no es posible entender sin el Archivo de Indias y que compatibilicé con mi principal actividad como archivera.

3) ¿Qué nivel archivístico o tipo de archivo considera más apropiado para que realicen una primera toma de contacto aquellos que comienzan?

Cuando en la pregunta se dice “tipo de archivo” entiendo que se habla de la institución y no del contenido documental, de aquí que cuando me refiero a la institución utilizo la mayúscula, reservando la minúscula para el contenido documental. Es una de mis manías, no exenta de justificación.

Entiendo que cualquier tipo de Archivo administrativo o de conservación permanente, público o privado, puede resultar provechoso para la primera toma de contacto que deberá estar guiada por un profesional en ejercicio.

La cuestión es que la primera toma de contacto no es suficiente, es conveniente completar la andadura archivística marcada por el ciclo vital de los documentos que, obviamente, no termina en la selección.

Personalmente mi primera toma de contacto fue el Archivo de Indias donde aprendí mucho a lo largo y a lo ancho de treinta años, pero no hubiera progresado como archivera sin mi posterior experiencia en variados Archivos administrativos.

4) ¿Cuáles son los conocimientos que un Archivero no podría dejar de tener?

Si un archivero ha de estar preparado para ejercer en cualquier Archivo (General, Central, Municipal, Eclesiástico, Familiar, de Empresa,etc) difícilmente podrá prescindir de los conocimientos que hasta ahora han sido habituales –quizá alguno recortado- a los que necesariamente habrán de sumarse los relacionados con las nuevas tecnologías, los conocimientos de gestión de empresas, el estudio de usuarios, la metodología de la investigación, la formación de planes y programas, el análisis y la elaboración de textos normativos, la preparación de estadísticas, etc, siempre con la perspectiva de que los Archivos han de estar implicados en la atención social.

5) Siendo Maestra de Archiveros a ambos lados del Atlántico, ¿nos podría indicar qué diferencias principales hay entre la Archivística española y europea y la que se practica en Latinoamérica?

Prefiero Hispanoamérica a Latinoamérica. La primera, quizá por la comunidad de lengua y el origen hispano de muchas de sus instituciones, ha dado preferencia a la Archivística española. Basta comprobar el uso de Manuales y artículos de autores españoles. Y además los archiveros del otro lado del Atlántico aspiran a consolidar su formación en nuestro país. Esto no quita la existencia de diferentes niveles de formación de unas repúblicas a otras. El profesorado no siempre responde a un perfil archivístico y en no pocas ocasiones no se exige una formación específica para ejercer de archivero. Por otra parte durante muchos años han polarizado su atención en torno a los Archivos históricos. Afortunadamente las cosas están cambiando :México, Perú, Argentina, entre otros, tienen archiveros destacados que están tirando del carro del cambio.

6) En 2008 escribió el libro Nuevos tiempos, nuevos conocimientos, nueva Archivística. Desde entonces han pasado 8 años, ¿qué cambios ve ahora en la Archivística respecto a cuando escribió el libro? ¿Lo enfocaría ahora de manera diferente? ¿Qué cambiaría del libro en la actualidad?

Hace ocho años, la Archivística y los archiveros estaban en plena evolución.

Hoy, el cambio más llamativo es la incorporación a las nuevas tecnologías, pasando de un contexto analógico a otro digital. Cambio que por generalizado es común a cualquier área de conocimiento, pero hay cambios específicos, entre otros, el nuevo orden reconocido al doble objeto de la Archivística: hemos pasado de Archivos y documentos, a documentos y Archivos y de aquí ese otro cambio importante: el protagonismo de la gestión documental que va ganando terreno a la propia Archivística. De la ausencia de legislación hemos pasado a una sobredosis de leyes y de normas y además de bibliografía. De una Archivística plana hemos pasado a una Archivística de sistemas de información. De aquí, una presencia acusada de la información contenida en los documentos por su relación con la transparencia y las necesidades informativas de los ciudadanos que han ampliado el perfil de los usuarios. Esa presencia de la información tiene que ver con el hecho de que hemos pasado de la Historia a la Memoria con el peligro de confundir cualquier registro de información con el documento de archivo porque, aunque relacionados, son realidades diferentes. Por otra parte hay una revitalización de muchos procesos que han ampliado su objeto y que se ajustan a una metodología cada vez más normalizada, es el caso de la clasificación, de la valoración, de la descripción.

En cuanto a la última cuestión planteada tengo que responder que no cambiaría nada en el libro que se cita que corresponde y testimonia conocimientos en un tiempo determinado. Los cambios han sido abordados por mí en nuevos libros y recientes artículos en los que pueden reconocerse los cambios apuntados más arriba.

7) En 2011 publicó un Diccionario de Archivística, ¿Cómo resultó la experiencia? ¿Considera que un diccionario es una manera apropiada de preservar la base de conocimiento de la Archivística cada cierto tiempo?

Diccionario-Antonia-HerreraHe de reconocer que elaborar, en solitario, un diccionario de terminología archivística, aparte de ser un atrevimiento y un riesgo, fue una experiencia extraordinaria. Supuso un gran esfuerzo pero me dio la oportunidad de reflexionar y aprender mucho. Cualquier diccionario es reflejo de un vocabulario específico que es exigible a cualquier ciencia y la Archivística lo es.

Vocabulario que trasladado al lenguaje facilita la comunicación entre los archiveros del mismo o diferente país, es testimonio de nuestra actualización, de nuestro estancamiento o de nuestro retroceso, es instrumento para la discusión y el debate a la hora de afianzar la teoría archivística.

Si el vocabulario facilita la información y el lenguaje reduce la interpretación y democratiza el conocimiento, la importancia del diccionario está más que reconocida.

8) Se le atribuyen las siguientes palabras pronunciadas en algunas de sus ponencias: “los archivistas tenemos relación directa con los documentos de archivo, (…), jamás debemos cometer el craso error de confundir la fuentes con la Historia, pues en el reconocimiento de nuestro objeto de estudio está el éxito de nuestra profesión”. De acuerdo con ello, ¿cree usted que en algunos casos, muchos archiveros siguen centrándose en la historia como objeto de estudio en lugar de en la práctica archivística?

No recuerdo en qué ocasión pude pronunciar esas palabras, pero respondo a la pregunta formulada.

He manifestado en repetidas ocasiones que un historiador por el hecho de serlo no tiene formación para ejercer como archivero a no ser que, por añadidura, haya adquirido la capacitación necesaria para tal fin. Historia y Archivística pueden complementarse pero tienen distintas metodologías. En nombre de la Historia se han cometido muchos desatinos archivísticos. Afortunadamente hoy hemos dejado atrás tales situaciones.

Del mismo modo, pero a la inversa, entiendo que la tarea del archivero no puede sustituirse por la investigación histórica. Otra cosa es que sea compatible pero sin ocupar los mismos tiempos. Han existido y todavía quizá quede algún archivero-historiador –mas historiador que archivero- cuya dedicación ha sido la historia a partir de las fuentes documentales de su Archivo obviando las funciones archivísticas que deberían ser su prioridad.

9) En Sevilla hay una tradición vinculada al departamento de Historia medieval y Ciencias y técnicas Historiográficas de la Universidad Hispalense. ¿La evolución tecnológica de la Archivística y la extensión de su desempeño al ámbito de la empresa, no implicaría una adaptación del enfoque que siempre ha tenido la formación archivística universitaria?

La Archivística vinculada a la Historia medieval y a las ciencias historiográficas es testimonio de una Archivística historicista, pasada de moda, apoyada con fuerza en la Diplomática y en la Paleografía. Esa Archivística corresponde a la época en que la atención se centraba en los Archivos históricos.

Sin renunciar a la Diplomática, a la Paleografía, a la Sigilografía, a la Heráldica, etc. entiendo que esos conocimientos hay que dosificarlos y exigirlos para plazas concretas en las que esos conocimientos resultan indispensables.

La formación archivística en cualquier Universidad deberá adecuarse a la evolución y desarrollo de esta disciplina y no ir a la zaga de la misma.

10) En la actualidad se está comenzando a considerar al Archivero y al Gestor Documental como dos figuras profesionales diferenciadas, ¿es necesaria esa distinción para el ejercicio profesional, en relación con la gestión electrónica de documentos?

Entiendo que no es lo mismo la gestión electrónica de documentos, que la gestión de documentos electrónicos, aunque estén relacionadas. Ha sido en el entorno de la gestión de documentos electrónicos donde empieza a cobrar fuerza la figura del gestor documental.

Ahora bien ¿quiénes son los gestores documentales en España?¿existe una formación específica que avale esa titulación?. La realidad es que de dicha denominación se han apropiado más de uno: gestores administrativos, documentalistas, archiveros, informáticos.

Dicho esto ¿qué diferencias hemos de ver entre gestores documentales y archiveros cuando la mayoría de los procesos reconocidos en la gestión de documentos electrónicos corresponden a los de las funciones archivísticas?.

Sin embargo son los textos normativos del MINHAP los que al acotar la gestión de documentos electrónicos que finaliza en la selección van dando carta de naturaleza al “responsable de la implantación y mantenimiento del Sistema de esa gestión” que al no precisar su perfil profesional justifica la interpretación de gestor documental, quedando el archivero para el Archivo, tras la selección y transferencia. En dichos textos se reconocen dos tiempos y dos espacios pero desde mi punto de vista el archivero puede ser responsable de la aplicación de la gestión en una y otra etapa, antes y después de la selección que parece ser la frontera.

11) En qué debería centrarse la Archivística y la Gestión documental para ofrecer valor a la sociedad y en qué proyectos debería hacer más hincapié?

Habría que empezar por distinguir la Archivística de la Gestión documental y considerar sus relaciones. Hace tiempo que reconocí que la Gestión documental era la manifestación de la aplicación de la Archivística. Una, pues, la teoría y otra, la aplicación de esa teoría .De aquí una relación muy fuerte, frente a quienes estiman que la gestión documental es otra ciencia.

Manteniendo la posición primera entiendo que a la Archivística, sin apartarse de su esencia y en continua revisión y actualización, le corresponde ahondar y desarrollar sus principios, reconocer sus procesos y su aplicación normalizada, crear modelos y diseñar sistemas, orientar programas de formación, de difusión, mantener actualizado el vocabulario

A la Gestión documental le corresponde en primer lugar aplicar los procesos específicos de las funciones archivísticas amén de otros procesos comunes de gestión, como apoyo a esa gestión administrativa, y, siempre, dentro de la preocupación social generalizada, favorecer la transparencia, defender un acceso cada más liberado, elaborar y aplicar programas de difusión para facilitar las muchas necesidades informativas de los ciudadanos.

12) ¿Se fomenta el tratamiento archivístico y la protección del patrimonio documental desde las Academias a las que usted pertenece?

No creo que el tratamiento archivístico sea objetivo de las Academias a las que pertenezco, ni de ninguna Academia relacionada con la Historia, otra cosa será su interés por la difusión del Patrimonio documental y de sus fuentes para la Historia.

13) Tomando en cuenta su formación, trayectoria y experiencia profesional, ¿está justificada la reivindicación de intrusismo en el ejercicio de la Archivística que se realiza desde los Colegios profesionales de Biblioteconomía y Documentación y los títulos académicos a los que estos representan?

Nunca está justificado el intrusismo que hay que sustituir por la corresponsabilidad. Pero ocurre que algunos programas de formación lo favorecen. La amplitud de algunas titulaciones determinan la opción por variados perfiles profesionales relacionados con los documentos y con la información cuando unos y otra ofrecen distintas perspectivas y exigen metodologías diferentes.

14) Hoy día se habla mucho de la difusión de los archivos en Internet y en las redes sociales. Cuando empezó en el mundo de los archivos ¿cómo era entonces la difusión? ¿Convendría a los Archivos, los Archiveros y las Instituciones de protección del Patrimonio documental tener visibilidad en el ámbito de lo digital y un trabajo activo en los medios sociales online?

La difusión ha estado y sigue estando relacionada con los usuarios. Cuando empecé, los usuarios prácticamente se limitaban a los investigadores/historiadores y no existían más vías de difusión que los instrumentos de descripción – los catálogos mejor que otros- y en mucho menor grado las exposiciones y alguna conferencia más relacionada con las fuentes que con la propia Archivística.

Actualmente vivimos en un mundo globalizado en el que las preocupaciones y objetivos de las políticas estatales se centran en las cuestiones sociales y ni los Archivos, ni los archiveros pueden ser ajenos a ellas. Hemos de practicar y vender esa inquietud por lo social, siendo conscientes de la amplitud de nuestros usuarios y, en relación con ellos, del papel que nos corresponde a la hora de la transparencia y de la obligación de satisfacer de forma sencilla y amigable sus necesidades informativas, como ya he dicho al contestar otra pregunta. La difusión ha de dinamizarse ofreciendo la información sin esperar la demanda.

Ciertamente que para empezar raro es el Archivo que no dispone de una página web que es la primera instantánea del Archivo y del archivero y que a veces se convierte en una imagen defectuosa de la institución y de su profesional.

Pero no podemos quedarnos en las webs, hay que explotar las redes sociales para la difusión de nuestros “productos” y de nuestros servicios.

15) ¿Cree que la digitalización de los documentos constituye un avance para lograr la accesibilidad del patrimonio documental? ¿En qué medida contribuye el proyecto PARES a la accesibilidad de los archivos estatales?

Sin duda que la digitalización juega un papel decisivo a la hora de la difusión y de la accesibilidad. Pero la digitalización se desploma sin previamente estar completados los procesos de organización y de descripción. La digitalización exige un proyecto amplio, incluidos los aspectos económicos, en el que no solo son responsables los archiveros. Y no todo ha de digitalizarse.

En cuanto al proyecto PARES, la diversidad y multitud de consultas pueden testimoniar su utilidad.

Hay otro proyecto importante, de numerosas consultas por parte de una gran diversidad de usuarios como es el proyecto de digitalización de los libros sacramentales en el País Vasco.

16) ¿Considera que se están aplicando adecuadamente en los proyectos de conservación de documentos de la Administración andaluza los textos normativos de la Comisión Andaluza calificadora de Documentos Administrativos en cuya redacción participó?

En Andalucía, la Comisión calificadora de documentos administrativos reguló la función de valoración, sus procesos, sus formularios, otra cosa es la aplicación efectiva de las tablas de valoración aprobadas. Se conserva más de lo conveniente porque la eliminación es menor de la requerida.

17) A su juicio, ¿la gestión electrónica de los documentos se está abordando adecuadamente desde la administración pública? ¿Será posible cumplir la promesa ministerial de papel cero en la Administración de justicia?

La normativa sobre la gestión de documentos electrónicos es abundante. Basta comprobar los numerosos textos publicados por el Ministerio de Hacienda y Administraciones públicas a partir de la difusión de la ley de acceso electrónico de los ciudadanos a las actuaciones públicas, otra cosa es la aplicación y sus resultados que distan de ser satisfactorios por el momento.

Posible es la ausencia de papel en la Administración electrónica de justicia, otra cosa es conseguirlo y hasta aquí el camino no está hecho.

18) ¿Cuáles son las necesidades más urgentes en los archivos hoy en día?¿Podría apuntar algunas tendencias de la profesión archivera en los próximos años?

La necesidad más urgente en los Archivos ahora y siempre es la presencia suficiente de archiveros profesionales (incluso “muy profesionales” como se aplican algunos periodistas). Por otra parte la vida de un Archivo depende de las transferencias regulares.

El archivero de hoy ha de comprometerse con los cambios y no echar la vista a un lado. Ha de hacerse visible. Ha de ganarse la responsabilidad de la gestión documental y mantener una formación actualizada.

Artículo publicado originalmente en la web oficial de la Fundación Ciencias de la Documentación.