Entrevista a Joao Claro, Country Manager eShare España

Joao Claro es licenciado en Ciencias Empresariales. Su carrera profesional comenzó en Portugal, en el sector de la aviación comercial, donde llegó a ser responsable de operaciones de una aerolínea portuguesa en el Aeropuerto de Faro. En el año 2000, decidió cambiar de rumbo profesional y de país. En Madrid, entra como Desarrollador de Negocio para el mercado portugués durante 7 años en una multinacional americana del sector de la tecnología que acababa de abrir su sede EMEA. En 2008 pasa a desempeñar funciones similares en una multinacional suiza, una empresa de las más reconocidas mundialmente en el sector de Control de Accesos. Desde su sede ibérica asume la tarea durante 6 años de implantar la marca en el mercado portugués. A partir de 2015, regresa al sector informático aceptando el reto planteado por eShare, empresa tecnológica inglesa con soluciones como BoardPacks, diseñadas para ayudar en el cumplimiento normativo (compliance). Como director comercial, tiene la responsabilidad de crear las bases para una integración de la compañía, su imagen y sus productos en los mercados español y portugués.

En Dokumentalistas, hemos hablado con Joao sobre la solución BoardPacks y sobre cuestiones relacionadas con el manejo de la documentación, la transparencia empresarial la eliminación del papel y el concepto de información compartida…

BoardPacks es una solución de gestión de reuniones del Consejo de Administración. ¿Cuáles son sus principales características?

La solución está destinada a facilitar el trabajo basado en la documentación compartida en tiempo real y la transparencia en la información entre miembros del Consejo de Administración de diferentes tipos de corporaciones. La aplicación comprende las herramientas necesarias para el cumplimiento de los criterios de buen gobierno, incluyendo el reporte y grabación del proceso de toma de decisiones. Así mismo, es una herramienta destinada a limitar trámites burocráticos, reducir la carga de trabajo de los administradores y eliminar los documentos en papel, lo que deriva en un considerable ahorro económico para la corporación. Además, la solución está disponible a través de la web y en formato app para sistemas iOS, Android y Windows.

BoardPacks comprende cinco módulos de Gobernanza Empresarial:

  • Reuniones: promueve la eficiencia en la convocatoria y desarrollo con instrumentos para la colaboración y seguimiento automático de las decisiones.
  • Conocimiento: permite compartir documentos y gestionar los permisos de descarga y modificación para posibilitar la transparencia y la correcta gestión del conocimiento.
  • Acciones: permite la definición de tareas, el seguimiento de las mismas y el control.
  • Decisiones: un instrumento destinado a compartir conocimiento que ayuda a la toma de decisiones conjuntas.
  • Control de riesgos: posibilita el análisis y prevención de posibles incidencias.

¿El control de la documentación es fundamental en términos de transparencia empresarial?

Sí, sin duda. Las soluciones de software destinadas a la gestión de reuniones tienen como objetivo ganar tiempo y eficacia gracias a la facilidad de compartir la misma información en tiempo real –incluyendo los cambios sobre documentos abiertos-, de posibilitar el seguimiento de las tareas asignadas a los asistentes a la reunión y, además, de constituir un elemento de cumplimiento normativo y buen gobierno al dejar constancia de las personas que intervienen en la toma de decisiones y ejecución de las mismas.

Otra ventaja de las herramientas informáticas es la eliminación del papel. ¿Cómo está la empresa española en este sentido?

Una prospección que hicimos durante el último Congreso Anual de ECOFIN entre empresas del sector financiero nos indica que las empresas españolas todavía tienen que hacer un esfuerzo en cuanto a la implantación de la tecnología en sus procesos de transparencia. El aspecto positivo es que la gran mayoría, si no todas, son conscientes de la necesidad de comenzar a hacerlo.

Desde eShare estamos detectando durante este año 2017 un avance cualitativo y cuantitativo en la implementación de instrumentos de buen gobierno y en la evolución de las empresas hacia el concepto de oficina sin papel. Tras unos meses que las grandes compañías han invertido en asumir los conceptos de transparencia y una nueva forma de trabajar basada en el conocimiento compartido, detectamos que ha llegado el momento de establecer los instrumentos necesarios para ello.

Y, ¿cómo se avanza en el concepto de información compartida?

Compartir información en tiempo real supone un cambio en los procesos individuales y colectivos de trabajo que cuesta un tiempo asumir. La situación es parecida al concepto de oficina sin papel. En este contexto, podemos preguntarnos qué significa buen gobierno en estos momentos. La respuesta es transparencia y responsabilidad. Estos son los dos factores más importantes en las prácticas de buen gobierno y se materializan en cuestiones como registrar y mostrar cómo se toman las decisiones, quién está implicado en las mismas y aplicar sanciones a aquellas personas que no siguen los estándares.

¿Cómo pueden influir estos desarrollos desde el punto de vista legal?

La Circular 1/2016 sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del código penal efectuada por la ley orgánica 1/2015 de la Fiscalía General del Estado establece instrucciones generales para valorar la eficacia de los planes de compliance en las empresas. En este texto el legislador nos da una pista cuando dice que “en las empresas de cierto tamaño, es importante la existencia de aplicaciones informáticas que controlen con la máxima exhaustividad los procesos internos de negocio de la empresa. En general, pues depende del tamaño de la empresa, ningún programa de compliance puede considerarse efectivo si la aplicación central de la compañía no es mínimamente robusta y ha sido debidamente auditada”.

Es decir, redactar y aplicar un programa de compliance a través de medios manuales, basados en documentación física, es posible, sin embargo, su robustez, es decir, su efectividad como instrumento de transparencia y control documental, difícilmente podrá ser la misma que cuando el programa está soportado por una solución tecnológica que permite automatizar los procesos y conservar las pruebas documentales. La posibilidad de tener la trazabilidad de las acciones del consejo de administración es fundamental para la demostración del buen cumplimiento del programa de cumplimiento.

En cuanto al manejo de la documentación, ¿en qué se traduce el cumplimiento normativo?

El primer paso para establecer protocolos de buenas prácticas es avanzar en metodologías de compartir información en soportes digitales que permitan que todo el mundo maneje los mismos documentos y que las modificaciones queden registradas. En este sentido, las implicaciones relacionadas con la seguridad en el tratamiento de la información son fundamentales.

También lo es el registro de quién toma las decisiones en el desarrollo de una reunión y quién es el encargado de ejecutarlas. Las conclusiones de las mismas deben ser registradas de manera que nadie pueda alegar desconocimiento u olvido de lo tratado en la misma. Las organizaciones capaces de integrar la tecnología en sus procesos de reuniones y toma de decisiones habrán dado un paso de gigante en materia de buenas prácticas empresariales.

Si todas las resoluciones del equipo directivo son digitalizadas documentalmente cuando alguien busca cualquier mención sobre un tema en concreto durante un tiempo determinado, lo puede encontrar con facilidad. Ésta puede ser una manera rápida y fácil de ver quién estaba al tanto de ese tema en concreto y cuál fue su papel en el mismo para depurar posibles responsabilidades y, en su caso, demostrar que en dicho caso concreto se siguió la normativa pre-establecida.

Sobre BoardPacks

BoardPacks es un software de gestión de reuniones enfocada al cumplimiento normativo que ha sido desarrollada por eShare. Se trata de una solución tecnológica que permite incorporar los principios de buen gobierno corporativo y fue originalmente diseñado para ayudar a los fondos de pensiones en el cumplimiento de los requisitos legales del Código de Buen Gobierno en Inglaterra, que fue introducido en los años 90.

Sobre eShare

Después de 10 años desde su fundación, eShare ha crecido y hoy tiene clientes en muchos otros sectores de actividad y en muchos países alrededor del globo. eShare trabaja también con partners de todo el mundo, en su mayoría legales, pensiones o consultoras tecnológicas. Proporciona productos de software de gestión para mejorar la efectividad de las reuniones y llevar ésta a todos los niveles de la organización. Trabaja con más de 500 socios y clientes en todo el mundo en diferentes sectores: finanzas, sanidad, educación y construcción. Esto incluye organizaciones como Endemol, Diageo, Credit Suisse, EDF Energy, JISC, Rolls Royce, Telkom, Barnardos, Time Warner, Mars, Queens University y Luton and Dunstable NHS Foundation Trust. eShare está centrado en la orientación hacia el cliente, proporcionándole un software de alta calidad qyue facilite el trabajo a los usuarios que cumple con los instrumentos regulatorios que las industrias necesitan.

 

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