El lado bueno del digitalizador

content curatorHay digitalizadores simpáticos, los hay guapos y los hay feos, pero independientemente de su perfil griego, su lado bueno, su mejor lado no se refiere a lo agraciados que sean, sino a que en su oficina o en el sitio del cliente, tengan la posibilidad de encontrar el “mejor lado” para que su actividad de digitalización se lleva a cabo con limpieza y control.

Conviene en tu propia oficina disponer el centro de digitalización en un espacio suficiente para que el proceso de escaneado se realice de forma completa sin que el operario tenga que desplazarse para realizar las operaciones de coger el haz de documentación, colocarla en el escáner y procesar las imágenes por ordenador. Si utilizas un escáner portable, intenta realizar la digitalización en una mesa con los espacios perfectamente delimitados para:

  • Ordenador o Tablet: servirán para procesar las imágenes, para entre otros aspectos nombrar los conjuntos documentales provisionalmente. En el caso de operar en la empresa del cliente podemos enviar los ficheros resultantes a nuestra nube para procesarlos posteriormente.
  • Colocar la documentación pendiente de escanear.
  • Colocar la documentación ya escaneada.
  • Escáner.
  • Cuaderno pata tomar notas relativas a incidencias, propuestas de calidad, propuestas de mejora del proceso, etc.

En el sitio del cliente, el principal problema con el que nos encontraremos es que a veces no estaremos tan cómodos como en nuestra oficina, porque el cliente no suele tener un espacio disponible para que estemos holgados. Por eso, tenemos que intentar buscar las mejores condiciones posibles, reduciendo el tamaño del equipamiento, aunque no su calidad. Cuando sea posible reducir el tamaño del escáner, empleando uno de media producción en lugar de uno de alta producción que suele ser la tónica general en las empresas del sector. Lo importante es cumplir con los objetivos, aunque suponga varios días más, y hacerlo con comodidad y sin que el cliente tenga que hacer malabarismos para proporcionarnos un espacio que no tiene. En el mismo sentido, si está en tu mano utiliza un notebook o una tablet y envía las imágenes a una nube, previo acuerdo de confidencialidad del cliente.

El orden es un aspecto que ayuda a que cualquier trabajo se desarrolle con mayor agilidad y hace que la persona que lo realiza y aquellos que la observan se descarguen emocionalmente de las preocupaciones que les abruman en relación con la cosecución de objetivos. Ténlo en cuenta cuando vayas a digitalizar y verás como con orden y actitud el trabajo sale.

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