Consideraciones para establecer politicas de gestion documental en la empresa

La implementación de programas de gestión documental en un entorno profesional es el primer paso para obtener el control de los registros en papel de una empresa. Claro que también se necesitará contar con la tecnología y el know-how necesarios para almacenar, organizar y conservar los registros de manera adecuada. Con una política en este sentido, se podrá identificar cualquier documento en la empresa, desde los objetivos y las mejores prácticas, para el cual la información será cubierta. En la elaboración de esta política,  hay tres cosas que deben considerarse:

Lo que debe mantenerse

Lo primero es echar un vistazo a los registros en papel que la empresa ha almacenado. Tener una imagen exacta de qué tipo de información incluyen los documentos ayudará a la hora de determinar a lo que la empresa se está enfrentando.

Si la mayor parte de la información que produce una empresa son datos financieros e información sobre clientes, lo más probable es que la mayoría deberá ser almacenada y retenida. Sin embargo, si la información de la que dispone son memorándum y notas garabateadas de reuniones, será mejor que busque la forma adecuada de destruirla sin perder mucho tiempo y energía. Aunque todo esto no lo sabrá hasta que no se moleste en echar un vistazo.

¿Quién está al cargo?

No sólo ha de determinarse el número de documentos que se producen, si no también el área en que estos se están produciendo.  Identifique quién es responsable de la información que se produce en su empresa, tanto los poseedores de los registros como los supervisores del acceso, almacenamiento y protección de los documentos.

La identificación de estos individuos, dentro de una política de gestión de los registros oficiales de la compañía, permitirá saber exactamente con quién tiene que hablar cuando surge una pregunta o un problema relacionado con la gestión documental. Además, destacando los roles claves también tendrá la suficiente capacidad de reacción para responder a las peticiones oficiales más rápidamente y con más información cuando estas surjan.

¿Cómo lo vas a hacer?

Hay dos opciones básicas cuando se trata de almacenamiento de registros: en el mismo lugar físico que la oficina o bien fuera del lugar de trabajo. Si elige almacenarlo en su oficina, significa que va a manejar toda la documentación en el mismo seno de la empresa. La organización, indexación, almacenamiento, búsqueda y destrucción de documentos en papel dependerá exclusivamente de usted. Ésto puede conllevar mucho trabajo difícil de manejar.

En cambio, podría optar por externalizar el servicio contratando una compañía de custodia documental que asuma este servicio. Entonces tendrá la certeza de que ellos harán todo el trabajo de una manera profesional y así podrá ahorrar muchísimo tiempo y elevar la productividad de su negocio.

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