Calidad y gestión de documentos con la familia ISO 30300

Los sistemas de gestión empresariales persiguen principalmente dos objetivos: la calidad y mejora continua de los procesos y el logro de la satisfacción del cliente. Para lograrlo con garantías las empresas tienen que certificarse siguiendo las directrices que de manera tan acertada vienen marcando desde hace muchos años las normas internacionales ISO, especialmente aquellas que permiten plantear sistemas completos y precisos de apoyo a los procesos de negocio y de resolución empresarial en áreas tan importantes como la calidad (ISO 9001), la gestión del medioambiente (ISO 14001), la seguridad de la información (ISO 27001) y la gestión documental (ISO 30301).

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En muchas empresas se está tendiendo a integrar los diferentes sistemas de gestión para que trabajen de forma conjunta, con el fin de ahorrar costes de tiempo y recursos, agilizar y hacer más eficiente la gestión y reducir en lo posible el trabajo burocrático. En este sentido la calidad y la de gestión documental son dos aspectos que se encuentran interrelacionados al mismo nivel gracias al surgimiento de la familia normativa ISO 30300. Anteriormente a este grupo de normas, no existía un sistema de gestión documental ISO equivalente al de calidad, aunque la ISO 9001, en sus distintas versiones, disponía la instauración de una gestión documental aunque solo fuera para soportar la diversidad de documentos que implicaba un proceso de implantación/certificación de la calidad.

Y es que en plena era de la información, la gestión de los documentos resulta un proceso clave para asegurar que los procesos de negocio se lleven a cabo con éxito. Todas las reglas, formas de organización y parámetros que se establezcan deben quedar por escrito para que puedan ser ejecutados fácilmente por el software de gestión documental, que se encargará de servir los documentos necesarios en cada proyecto o actividad. La garantía de contar siempre con información veraz contribuye en gran medida a la calidad de la gestión.

La integración de los sistemas de calidad y de gestión documental agiliza el trabajo, favorece el aumento de la productividad y ahorra costes de tiempo y esfuerzo al personal que puede concentrarse en procurar la mejora continua, en lugar de realizar tareas tediosas que pueden llevarse a cabo en la actualidad con herramientas tecnológicas. Aspectos como las plantillas de documentos, una alta seguridad adicional, el editor colaborativo de documentos, la gran variedad de formularios electrónicos, un gestor de incidencias y la generación y archivado de informes de situación, son algunas de las maravillas que se derivan de la implantación integrada de sistemas.

Mientras que la norma de referencia 15489 estaba dirigida principalmente al consultor documental, con la complejidad de aplicación que ello implicaba para profesionales no versados. La formulación de la familia ISO 30300 en 2011 está dirigida a los responsables de gerencia  y por tanto, otorga un estatus propio a la gestión documental como área fundamental en la gestión empresarial, aunando a un conjunto variado de normas que se habían ocupado  hasta entonces, de forma dispersa, de diferentes aspectos clave de la gestión de los documentos. La norma ISO 30300 <<establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión documental. Los requisitos contemplan desde el diseño de procesos y aplicaciones, hasta el control, medición y evaluación de resultados dentro de una gestión acorde con el ciclo de mejora continua>>. Está relacionadas con el siguiente conjunto de normas e informes técnicos:

  • UNE-ISO 15489-1. Gestión de documentos. Generalidades.
  • UNE-ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices.
  • UNE-ISO 23081-1. Metadatos para la gestión de documentos. Principios.
  • UNE-ISO 23081-2. Metadatos para la gestión de documentos. Elementos de implementación y conceptuales.
  • UNE-ISO 23081-3. Metadatos para la gestión de documentos.  Método de autoevaluación.
  • UNE-ISO/TR 26122. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
  • UNE-ISO/TR 13028. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
  • UNE-ISO 13008. Proceso de migración y conversión de documentos.
  • UNE-ISO 16175-1. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas. Generalidades y declaración de principios.
  • UNE-ISO 16175-2. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas. Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
  • UNE-ISO 16175-3. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas. Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.

Desde el punto de vista del consultor o el auditor, ofrece una guía completa que evita dispersiones, además de una hoja de ruta que permite entender la relación entre los aspectos tan variados que implica la gestión de documentos en la actualidad. En un corpus compuesto por 4 normas, el responsable de la implantación podrá consultar los fundamentos y el vocabulario (30300), los requisitos (303001), la guía de implantación (30302) y la guía de evaluación (30303). Al ser en sí mismo un sistema de gestión, integra muchos de los aspectos propios del grupo 9000, por lo que resulta más fácil que nunca armonizarlas. Los principales aspectos de los que se ocupa son:

  • En relación con la Calidad
    • Mejora continua
    • Control de las no conformidades y acciones correctivas
    • Revisión por la dirección
    • Sistema de auditoría interna
    • Comunicación
    • Concienciación y formación
    • Recursos
    • Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades
    • Responsabilidades operativas
    • Responsabilidades de dirección
    • Política y compromiso de la dirección
    • Comprensión de la organización y su contexto
    • Requisitos de negocio, legales y de otra índole
  • En relación con la Gestión Documental
    • Definición del alcance del SGD
    • Evaluación y medición de la efectividad del SGD
    • Evaluación de los resultados de los procesos y aplicaciones de gestión documental
    • Objetivos de la gestión documental y planes para alcanzarlos
    • Implementación de las aplicaciones de gestión documental
    • Control de la documentación

La empresa Normadat lleva 25 años siendo consciente de que una correcta organización de archivos es fundamental para mantener unos <<criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada>>. Así lo atestigua su experiencia profesional en el Consejo Superior de Deportes, Barclays y los Ministerios de Industria e Interior, donde ha llevado a cabo proyectos de identificación y clasificación de la documentación, de descripción de documentos, de formación de usuarios en gestión de archivos y de digitalización. Además, todas sus intervenciones han sido llevadas a cabo siguiendo las directrices e indicaciones de las normas y disposiciones dictaminadas en materia de gestión de la información, aplicables en cada caso.

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