Buenas prácticas en instalaciones de archivo: ISO 11799

La ISO 11799 especifica las características de los repositorios de uso general utilizados para el almacenamiento a largo plazo de los materiales de archivos y bibliotecas, en los que los materiales multimedia se pueden almacenar junto a los materiales en papel. Abarca los aspectos relativos al emplazamiento y la construcción del edificio, incluyendo la instalación y el equipo a utilizar, y no excluye el establecimiento de zonas o compartimentos separados dentro de repositorios individuales en los que el medio ambiente puede ser controlado para crear condiciones, satisfaciendo las necesidades particulares de determinados materiales.

No obstante, hay que complementar esta norma con otros estándares relacionados, puesto que no cubre los procedimientos de gestión de repositorios y está más centrada en los documentos en papel que en aquellos más especiales como el pergamino, los documentos fotográficos y los documentos legibles por máquina.

Ofrece además como marco de aplicación definiciones específicas de documento, almacenamiento a largo plazo, mantenimiento y repositorio, así como indicaciones relacionadas con las condiciones ambientales, estructurales y de seguridad que han de tenerse en cuenta en la construcción, instalación del equipamiento y mantenimiento de edificios de archivos y bibliotecas (junto con pautas para la conservación de sus contenidos). Estas indicaciones relativas a la seguridad física resultan necesarias para realizar de forma apropiada la custodia permanente de los documentos, un servicio que está siendo cada vez más externalizado por las empresas para ahorrar costes de almacenamiento en sus propias instalaciones y para preservar la documentación de castastrofes derivadas de intervenciones humanas no autorizadas y daños materiales.

Tanto si se trata de la reutilización de un edificio para o o de una construcción de nueva planta, tal proyecto debería contener en su planificación tanto los aspectos constructivos vinculados a su funcionalidad como aquellas medidas correctoras que cumplieran el papel de garantizar la conservación y la seguridad de los materiales que se tendrán que custodiar. Por ello, debido a la singularidad del objetivo de estos edificios, conviene que en su construcción haya una estrecha colaboración entre el arquitecto y los profesionales que van a gestionar la información, bien bibliotecarios o archiveros, con el fin de que el el edificio logre reunir las características estructurales, de distribución y de comunicación específicas propias de una institución dedicada a preservar la memoria, además de preveer las  intervenciones que serían necesarias para asegurar la protección y conservación de los documentos el tiempo que sea necesario.

La mayor utilidad de la Norma se manifiesta en que:

  • Su recomendaciones son representativas de las regulaciones nacionales pertenecientes a Estados Unidos, Rusia, Holanda, Italia, Suecia y Reino Unido en materia de conservación a largo plazo de materiales de archivo, ya que ninguna de ellas por separado resultaba suficiente para constituir la base de una normativa internacional.
  • En España resulta la norma de referencia frente a la anulación de la UNE 54110:2000 y las recomendaciones editadas por el Ministerio de Cultura (Recomendaciones para la edificación de archivos, 2ª ed. act., 1992), en relación con la seguridad de los documentos y las características de los materiales constructivos más adecuados (basadas en la normativa de edificación vigente como sobre condiciones térmicas en los edificios y sobre condiciones de protección contra incendios).
  • Permite la ubicación de los depósitos de documentos evitando posibles peligros relacionados con la causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los
    almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo y el terrorismo…
  • Favorece la rentabilidad asociada a la reducción de costes por ahorro energético y la previsión de ampliaciones futuras.
  • Reduce la dependencia de la tecnología para mantener un entorno de almacenamiento estable.
  • Proporciona las cantidades numéricas mínimas de temperatura y luminosidad para conservar a largo plazo los documentos.
  • Ofrece medidas de protección frente a las condiciones ambientales que puedan resultar adversas para el edificio y su contenido documental.
  • Previene del deterioro que los animales y microorganismos bibliófagos puedan causar en los documentos.
  • Permite establecer áreas concretas o compartimientos dentro del depósito en las que reunir las condiciones específicas que algunos tipos de materiales (como los documentos fotográficos) necesitan para su conservación.

La empresa española Normadat S.A. dispone de instalaciones que cumplen con la normativa sobre la que versa este artículo, con las cuales ofrece el servicio de Custodia de Archivos. En total suponen más de 180.000 metros lineales distribuidos en locales con sistemas de estanterías móviles, con una capacidad superior a 1.000.000 de unidades de instalación.

INSTALACIONES-CUSTODIA-NORMADAT

Los centros de de Normadat incluyen medidas de seguridad física conforme a la normativa mediante sistemas de detección y extinción basados en el gas como agente extintor, que se complementan con extintores y bocas de incendio. En lo que se refiere al equipamiento, cuentan con los más pretigiosos instaladores  y especialistas respecto a los armarios compactos, el control de accesos, el control de intrusión y la instalación eléctrica.

Por su bagaje como profesionales de la custodia y la destrucción certificada de la documentación, pueden realizar el montaje de un archivo desde cero, según especificaciones del cliente; mantener de forma preventiva y correctiva los equipos instalados y aportar la tecnología para el tratamiento documental,  mediante escáneres de baja, media o alta producción, escáneres para planos o equipos para la digitalización de libros, unidades de almacenamiento, repositorios documentales… De esta forma cubren la totalidad del Ciclo de Vida de los Documentos.

Para saber más

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