Automatización de procesos en gestión de la información corporativa

digitalizacionLa automatización de los procesos documentales es ya una realidad en muchas organizaciones. Los sistemas de gestión documental basados en software utilizan tecnologías que permiten que las tareas repetitivas, que pueden llegar a resultar tediosas en el día a día del trabajo, sean realizadas por máquinas. Ello libera más tiempo para que los trabajadores de la empresa se concentren en idear vías de negocio más creativas y la entidad ahorra en costes de personal innecesarios o bien puede redistribuir a los trabajadores en otras tareas que necesiten realmente la intervención humana.

Mediante el uso de web services y la interoperabilidad basada en estándares como CMIS,  las organizaciones pueden orquestar en un solo sistema bien organizado sus diversas aplicaciones de negocio y emplear cualquier opción de software como repositorio centralizado de documentos y contenidos empresariales. Conectando unos con otros, el gestor de facturas, el ERP y el software de digitalización pueden trabajar como un solo sistema, cubriendo entre todos los estadios que conforman el ciclo completo de vida de los documentos. Los trabajadores del conocimiento, como los denomina el sociólogo Manuel Castells, se están convirtiendo en los líderes de la plantilla en entornos profesionales en los que la flexibilidad, la versatilidad y el conocimiento de una gran diversidad de materias relacionadas con la gestión de la información es equivalente a productividad y riqueza.cmis_logo1

En este contexto, que algunos llaman la sociedad de la información o la era digital, muchas empresas e instituciones están caminando hacia la Oficina sin Papeles, que en la práctica implica poder seguir trabajando como hasta ahora pero consultando la documentación en el ordenador en lugar de acudir a los archivadores A-Z de toda la vida. Para empezar el ahorro de acudir al archivo y de búsqueda manual es uno de los posibles argumentos a favor del cambio. No obstante, el paso previo en muchos casos pasa por la digitalización de todo lo que tienen en papel. Y este proceso debería realizarse mediante operaciones de captura inteligente, puesto que no solo implica pasar el documento por el escáner como lo haríamos en nuestra casa, sino que pretendemos poder aprovechar el contenido de los documentos una vez digitalizados, recuperarlos en el sistema y comprobar que realmente corresponden con el original, por si el papel se eliminara o deteriorara.

Por ello, la digitalización no es tan simple como parece, además de que se suelen emplear escáneres profesionales, y va unida a las operaciones de indexación del contenido de los documentos y de clasificación de los documentos en el sistema, con mayor o menor grado de automatización según las tecnologías implicadas.

La tendencia en este sentido es que el ser humano se preocupe de establecer los parámetros del funcionamiento del sistema en cuanto a las operaciones anteriores y, una vez establecidas, el sistema las ejecute hasta que sea establecido de nuevo un cambio en la rutina. El componente BPM de muchas soluciones ha facilitado una colaboración hombre-máquina con un nivel de detalle reducido a procesos concretos, de forma que se pueden establecer parámetros de gestión para documentos concretos implicando a un número determinado de usuarios del sistema con roles diversos.

Junto con el diseño de esquemas de workflow mediante motores integrados en el sistema, las operaciones de indexación y clasificación documental implican a su vez un gran despliegue de las siguientes tecnologías y estándares integrados:

  • Mecanismos de mejora de imagen
  • OCR
  • Esquemas de metadatos
  • Captura de documentos desde ‘hot folder’
  • Autoclasificación de documentos
  • Búsquedas full-text

El esquema es sencillo y hay soluciones que lo tienen bastante asentado en su rutina con un alto grado de automatización. Los documentos son capturados en local desde una carpeta “caliente” continuamente monitorizada por el sistema. Documento presente en esa ubicación, documento que pasa a ser capturado por el sistema. Los mecanismos de mejora de imagen como binarización, recorte de bordes o umbral dinámico preparan el documento para que el OCR haga el trabajo de leer el texto y extraer la información de los metadatos. Los operarios pueden crear plantillas de extracción a partir de documentos con estructura estandarizada como facturas, albaranes, etc. La aplicación de histograma y redes neuronales son complementarias del uso de <<expresiones regulares>> por el motor de OCR. La autoclasificación de los documentos  resulta de ayuda inestimable en los casos de la formación de expedientes y en los procesos de digitalización por lotes. Todo ello supone, por tanto, un gran ahorro de tiempo y de esfuerzo en el procesamiento de la información en los proyectos de digitalización de documentos.

Una vez en el sistema, el trabajo previo de captura inteligente ofrece mayores garantías de recuperación de los documentos y en la mayoría de los casos con búsquedas a texto completo, lo cual facilita en gran medida el trabajo con los documentos en el día a día de la organización, reduce su duplicidad y permite aprovechar el valor de su información.

Normadat_25874_imageLa automatización aplicada a la organización de documentos y archivos parece ser el camino más acertado para gestionar con eficacia el valor de las empresas en el siglo XXI y cada vez con más frecuencia las soluciones de gestión lo están incluyendo; la eficacia en la gestión de empresas en la era digital se traduce en la inmediatez aplicada a la segmentación y aprovechamiento del valor de la información producida por el negocio, en cualquier momento y lugar. Así lo atestiguan los numerosos casos de éxito de la empresa Normadat S.A. a lo largo de su andadura en el ámbito de la gestión documental y la seguridad de la información.

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