Aplicaciones de gestión de la información pensadas para el usuario no especializado

La tendencia de uso de las aplicaciones informáticas está dando un giro hacia la usabilidad en el ámbito de la gestión documental. Frente a las organizaciones que forsozamente tenían que depender de un departamento de sistemas para que centralizara la administración de los programas informáticos y aplicaciones de negocio de la organización, y en la mayoría de los casos, limitara el uso de la misma por no permitir que sus usuarios directos (trabajadores del resto de departamentos) ejercieran un papel más protagonista y pudieran intervenir en los aspectos de configuración y perpetrar, así, cambios que mejoraran y optimizaran el uso. Este modo de utilización generalmente deriva en caos y en aplicaciones muy caras que funcionan al 15%.

Esta situación que se sigue repitiendo más de lo que nos gustaría, asociado a las grandes firmas de software que tradicionalmente se han venido empleando, como Documentum, Navision, Alfresco o SAP, tiene su explicación en el hecho de que se trata de paquetes de aplicaciones o de módulos informáticos que son adquiridos por grandes empresas, que necesitan tener su propio departamento de informática para coordinar estas cuestiones, y que aun creen en la ‘vieja idea’ de que solo aquellas soluciones complejas y absolutamente caras podrán responder a sus necesidades de gestión de la información. A esta tendencia se une la creencia en que resulta mejor para el negocio los desarrollos propietarios, la instalación de los sistemas de información on premise, la arquitectura cliente-servidor y que ningún profesional, más que un informático, es el más adecuado para gestionar todo lo relacionado con los sistemas de información de la organización.

Informática e Información no son exactamente lo mismo, no al menos en la práctica diaria de la productividad corporativa. Sería más apropiado que el Informático se limitase a apoyar en la configuración y en la instalación de los sistemas, asumiendo la parte técnica, y que dejara la parte de gestión documental al profesional de la información, bien bibliotecario, documentalista o archivero para que estableciese como quiere que una determinada aplicación o repositorio apoye al buen funcionamiento de los procesos de negocio y administrativos de la organización con la que trabaja. No obstante, hay veces en las que las empresas, bien por su dedicación o por falta de presupuesto, no albergan personal informático o especializado en sus propias filas, ni les merece la pena subcontratarlo o simplemente no pueden asumir ese gasto, pero lo que no deberían evitar es disponer de una herramienta de gestión básica que apoye en la realización de tareas vitales para el negocio.

El modelo de comercialización como SaaS y el pago por uso están permitiendo que prácticamente cualquier entidad pueda adquirir una solución potente y la utilización en cloud reduce el tiempo de implantación y los costes derivados del mantenimiento de una infraestructura de almacenamiento de alto coste, así como de personal especializado que en la mayoría de los negocios no resulta necesario para lograr su objetivo. Empresas como ISOTools, R2 Docuo o LEAP son algunos ejemplos de esta nueva evolución de aplicaciones de gestión, pensadas para que sea el usuario medio, no especializado en informática o gestión documental, el que pueda hacer un uso eficaz y eficiente de la misma con independencia del proveedor, vendedor o creador de la aplicación.

La venta de software como un servicio a través de la nube está permitiendo implantaciones rápidas, sin apenas coste de tiempo para la empresa, y sin que la organización tenga que preocuparse de los aspectos técnicos relacionados con la administración o el matenimiento de la infraestuctura técnica, ni tampoco por la escalabilidad de las soluciones a medida que las necesidades de espacio y el nivel de uso de las esmpresas y proyectos aumenta. Esta posibilidad de adaptación al cambio de forma fácil y dinámica es muy necesaria en cuanto a la gestión de la información corporativa, un activo cada vez más importante y que aumenta exponecialmente cada día. El usuario que trabaja a diario con los documentos precisa, por ello, cierta independencia para hacer un uso adaptado de la plataforma que le permita trabajar eficazmente y con seguridad en el cumplimiento de sus cometidos.

A continuación tratamos los casos de algunas herramientas tecnológicas que han sido forjadas en esta nueva línea de actuaciones pensadas en el usuario no especialista. Junto a ello, señalaremos algunas de las aplicaciones que los flujos de trabajo aplicados a la gestión documental permiten llevar a cabo sin necesidad de ser experto en informática.

Herramientas tecnológicas pensadas en el usuario no especialista en informática

EMC LEAP

Nueva plataforma de gestión de contenidos empresariales de EMC Corporation. Se trata de un conjunto de aplicaciones centradas en la solución de problemas de gestión de la información corporativa en la era digital y está basado en la nube. Frente a la dificultad de uso de Documentum, diseñado para ser utilizado por usuarios altamente cualificados en el manejo de la plataforma,  LEAP puede ser utilizado por cualquier trabajador de la empresa y por colaboradores externos. Algunos de los servicios de los que dispone son intercambio seguro y estructurado de contenido (LEAP Courier); captura y clasificación de documentos (LEAP Snap, basada en EMC Captiva); edición colaborativa de documentos en combinación con flujos de trabajo de revisión de secciones específicas (LEAP Concert) y varias aplicaciones para navegar, acceder o aprobar contenidos de forma sencilla, desde cualquier dispositivo móvil y cualquier lugar (LEAP Express y LEAP Focus).

ISOTools

Software modular, flexible y escalable a las necesidades de cada empresa u organización independientemente del tamaño y del sector en el que opere. El propio software facilita a las organizaciones la implementación, mantenimiento y mejora continua de los Sistemas de Gestión ISO implantados en la empresa como el de calidad, el de medio ambiente, el de seguridad de la información y el de gestión documental. La tecnología BPM permite que las organizaciones simplifiquen la gestión de proyectos y la gestión de cada uno de los procesos en los que participan los trabajadores de la empresa.

R2 Docuo

Software de gestión documental dirigido fundamentalmente a las PYMES y pequeñas entidades, con un bajo coste, un uso sencillo y únicamente disponible a través de la nube. De ahí su precio competitivo en régimen de pago por uso, frente a otros gigantes del sector más tradicionales como OpenText o Documentum. Permite almacenar documentos en la nube y compartirlos con colaboradores, a lo que une las funcionalidades propias de un gestor documental clásico (capacidad de recuperación e indexación de información, control de versiones, check in/check out para edición de documentos, etc) y destaca especialmente por la posibilidad de definir y de gestionar flujos de trabajo empresariales asociados a procesos documentales  (workflow management), así como disponer de los metadatos asociados (metadata storage). Con esta capacidad de última generación que se vale del BPM, se pueden aprobar y revisar documentos relacionados con procesos de atención al cliente, análisis DAFO y auditorías de calidad entre otros. Los responsables de firmar y aprobar los documentos en cada fase del workflow serán notificados por el sistema en su correo electrónico. Esta característica ofrece la oportunidad de obtener mayor nivel de rentabilidad, al potenciar la toma de decisiones empresariales más acertadas. La aplicación cuenta con cliente de escritorio y una interfaz web personalizable con la identidad corporativa.  Está conectada con las principales aplicaciones de Microsoft, para garantizar un flujo documental flexible y adaptado a las necesidades de los principales entornos empresariales. La seguridad viene determinada por certificación HTTPS. Además, se pueden encriptar carpetas concretas y procesos. Los datos almacenados se pueden descargar como una copia en local en cualquier momento y desde cualquier dispositivo electrónico.

En la línea de este artículo, en septiembre de 2013, se añadieron mejoras como:

  • Administración de carpetas para usuarios no administradores.
  • Subida de documentos desde el acceso web gracias a la tecnología HTML5, incluidos los usuarios colaboradores.
  • Posibilidad de asignar colores para distinguir las distintas fases o elementos de un proceso.
  • Mejoras en la usabilidad del manejo de las notificaciones.
  • Mayor nivel de detalle en la información que muestra la lista de resultados en el cliente de Windows.

El uso de este tipo de software propios de la <<generación cloud>>, permite  que cualquier empresa puede beneficiarse de sus prestaciones sin necesidad de disponer de especialistas en el entorno informático o profesionales de la información a tiempo completo y ahorrando costes. El uso de la nube y la tecnología de diseño de procesos facilita el uso y la obtención de resultados satisfactorios en la realización de cometidos profesionales. La realización de las tareas se simplifican gracias al uso de tecnologías amigables y a la interoperabilidadentre aplicaciones.

Muchas de las tareas que anteriormente serían muy complicadas, ahora se simplifican gracias a los fundamentos tecnológicos que incorporan los programas y sistemas informáticos de la era digital:

  • Transferir documentos con seguridad: el intercambio de archivos seguro resulta una operación fundamental para ciertos negocios como despachos de abogados, notarios, agencias de traducción, agencias de marketing, editoriales, etc., en los que los documentos son objeto de versionado y forman parte de <<procesos de revisión de ida y vuelta>>. En muchas ocasiones estos documentos estarán compuestos por datos personales que conviene preservar y también se trata de documentación confidencial relativa a contratos, prototipos y proyectos regulada por la legislación de propiedad industrial, y cuyo secreto resulta crucial para el éxito o fracaso de una empresa, lo cual hace necesario la aplicación de medidas de seguridad basadas en la LOPD. La soluciones ofrecen mecanismos complementarios que permiten garantizar la trazabilidad de las acciones documentales, la minimización de copias y de los mecanismos de autorización y autenticación propios de la plataforma.
  • Aplicación de firma electrónica: la tecnología de wokflow permite integrar de forma escalable la firma electrónica en todo tipo de documentos. La combinación de flujos de trabajo con firma electrónica evita imprimir la documentación para que sea aprobada por los responsables.
  • Procesos de atención al cliente: las operaciones se desarrollan con eficacia eviatandollevar a cabo procesos repetitivos. Por ejemplo, la gestión de incidencias. Mediante flujos de trabajo se utilizarán los documentos pertinentes y los datos provenientes de los maestros de clientes. Se trata de un sencillo proceso que permite resolver la incidencia en el tiempo y forma apropiados, contando con las personas vinculadas al proceso, un código de colores bastante clarificador y plantillas específicas de correo electrónico.
  • Procesos de gestión de calidad: las tecnologías amigables con las que operan los software de gestión actuales permiten realizar acciones de gestión de la calidad como almacenar y generar documentación relacionada con la Norma objeto de la certificación (auditorías, evaluaciones, etc)., planificar la consecusión de las acciones exigidas por la Norma y confirmar que los procesos se cumplen.

Normadat, está aportando cada vez más por soluciones que permitan que las empresas puedan autogestionarse mediante servicios y soluciones verticales que ofrezcan una respuesta ‘llave en mano’ adaptada a las necesidades de cada entorno.  El cliente tiene mucho mayor protagonismo en la ejecución de las acciones y los consultores y responsables actúan como asistentes encargados de que las necesidades de cada proyecto se vayan resolviendo de forma satisfactoria.